文档介绍：行政费用监管办法
第一章总则
为加强公司费用管理、控制不合理费用开支,提高经济效益,特制定本办法。
公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法(相关解释见第八章)。除公司特别规定的项目外,严禁先列支,后报销。所有报销的原始凭证不得涂改,如有涂改,在报销时扣除该费用金额。
本办法凡无明示则禁止,需申请批准后执行。
第二章业务招待费
一、招待费是指招待客人而产生的的支出,包括餐费、礼品/金、娱乐活动、旅游景点门票等。职能部门的招待费采用预算管理和行政管理相结合的方法;经营业务部门的招待费实行预算管理和额度管理相结合的方法。
二、招待费用发生前,采用口头或书面的形式填写《业务招待费用申请表》(见附表一)向行政领导提出本次费用计划(特殊情况可事后补办,如领导出差等),单次费用金额≥200元必须采用书面申请,申请内容包括①事由②参加人数③发生次数④预计金额。
三、在公司指定签单招待餐馆就餐的,经有签单权的负责人同意后,事先报餐,就餐完毕由授权负责人签字确认。财务人员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认,另外就餐结算单后必须附上本次就餐菜单明细。
四、招待费报销须附《业务招待费申请表》,无此表财务作退回补办相关手续处理,出差期间的招待费须与差旅费同时报销。
五、如有高一级别主管人员参加,须有最高一级主管作为报销人。
第三章办公费
六、办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用。办公费实行额度管理与预算管理。
七、公司办公费用涉及物品由行政部在预算额度内按需求购买、管理,办公用品购置实行定点采购管理。
八、行政部设专人对办公用品进行管理。办公用品采购审批程序:各职能部门部门填写《采购申购单》(见附表六)报行政部审核,并经总经理审批后到定点单位采购。
九、行政部应按月将办公用品领用情况报财务部,财务部将费用划转入各职能部门。
十、行政部建立领用办公物品登记薄,做好办公用品的管理工作。
十一、严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品,否则,由此发生的费用,将不予报销。
第四章通讯费
十二、通讯费(含网络、邮寄费)是指公司内各单位和相关人员安装、使用电话、宽带所支出的费用(包括:移动电话费用补贴)。
十三、公司管理人员及特殊岗位人员移动电话费标准实行定额度管理,
补贴标准及执行办法参照公司有关文件执行。
十四、公司内总机、各部门所属直拨电话、传真机电话费用由行政部进行管理。
十五、公司本部派出的国内临时出差人员发生的临时电话、传真、邮寄等费用计入差旅费用,并参照本章第十三条执行。
第五章差旅费
十六、差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。因公出差按出差地点分为:国内临时出差、国内长期出差(外派)、境外出差;差旅费实行行政管理。
十七、员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支标准(见附表二)。
1、长途交通费总监级以下人员未经总经理批准,擅自乘坐飞机的费用,按其级别所对应的标准报销,超额自理。
2、原则上不允许乘坐软卧、客轮、飞机商务、豪华仓,夜间行走超过8个小时方可乘坐硬卧。特殊情况下,经总经理书面批准请,凭票据报销80%,否则凭票据只能报销50%费用。
3、员工多人一起出差要安排二人间或三人间住宿,住宿费按原标准的70%执行,出差人员中有异性的,可单独按标准报销。
4、出差期间内不经部门主管批准的业务招待费开支或市内的士费支出,该费用发生差旅区域内相应的所有伙食补贴或市内交通补贴,一概不予以报销。
5、公司委派的各种会议的费用开支,凭会议通知上注明的相关费用报销;已包食宿的,相关住宿费、伙食补贴不予以报销。
6、公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和培训合约确定。
7、公司因外延发展需要派驻外地长期工作的人员的差旅费及补贴标准由公司另行规定,不适用本办法。
8、外派员工回集团公司差旅费根据实际情况经审批后报销。
9、出差人员按标准内凭票据实报销伙食补贴、住宿费等。
十八、国内临时出差实行事先申报制度。主管(含)以下人员进行当日可往返的出差,实行事前申请制度,依据差旅费标准和预计出差时间填报《出差申请表》(见附表三);因特殊原因未能事前申请的,应于回公司后一周内补办申请审批手续。没有经过批准的《出差申请表》,财务部不予借款和报销。
十九、国内长期出差参照公司规定差旅费开支标准范围,申报长期出差人员的费用开支标准和进行管理,报总经理审批后,报财务部备案。
二十、员工境外(含港、澳地区)出差所发生差旅费另行规定。
二十一、出差借款程序:
1、各类出差人员需借款者,在填报《出差申请表》同时填报《借款单》(注明累计借款额及逾期借款额),参照审批权限报经核准