文档介绍：母子公司管控体系制度汇编之
浙江天能集团公司
下属子公司
档案管理制度
二零零六年四月
目录
第一章总则 2
第二章文书档案立卷归档办法 2
第一节文件资料的收集管理 2
第二节归档范围 3
第三节平时归卷 4
第四节立卷 4
第三章声像档案管理办法 5
第一节声像档案资料的收集 5
第二节声像档案的管理 6
第三节声像档案的保管 7
第四节声像档案的开发利用 7
第四章档案借阅 8
第五章附则 9
第一章总则
为加强公天能集团(以下简称“集团”)文书档案、声像档案资料的管理工作,保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管,特制定本制度。
本制度适用于整个天能集团。集团实行集团总部和各分子公司档案分级管理制度, 集团总部的档案管理归口总裁办(档案室)档案管理员,分子公司的档案管理归口各自指定的(档案室)档案管理员。集团公司认为重要的分子公司文件应同时在集团归档备案。
档案管理员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按年度立卷,各分子公司、职能中心/部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定分别立卷归档。
实行部门收集保管、定期归档制度。各职能中心/部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集保管本中心/部门的档案资料并督促其及时归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存),结案后及时交兼职档案员归档。兼职档案员应保持相对稳定,名单报送相应的档案室备案,如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
对保管的技术档案,每年年终要进行鉴定,鉴定工作由主管领导、工程技术人员、档案员组成的鉴定小组进行。对失去参考价值、无保存意义的资料应及时清理,经鉴定小组批准后指定专人监销。
第二章文书档案立卷归档办法
第一节文件资料的收集管理
凡集团公司或分子公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由集团总裁办或分子公司办公室统一收集保管。分子公司的重要公文要报送集团总裁办备案。
一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料,由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。
各职能中心/部门兼职档案员的职责:
(一)了解本部门的工作业务,掌握本部门文件资料的归档范围,收集保管本部门的文件资料;
(二)认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷,每月初将上月应归档文件资料归档完毕,并向档案员办好交接签收手续;
(三)承办人员借用文件材料时,应积极地做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
第二节归档范围
重要的会议资料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
相关政府部门发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。
公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
公司的请示与相关政府部门的批复;公司反映主要工作活动的报告、总结。
公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录(表单)及工作简报。
公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。
公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。
公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、人事、财务资料、市场营销资料等。
公司保密制度中规定的保密范围材料。
第三节平时归卷
各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕的文件资料,由兼职档案员集中统一保管。
各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时用来归卷文件资料的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
公文承办人员应及时将处理完毕的文件资料,收集齐全,加以整理,送交本部门兼职档案员归卷。
兼职档案员应及时将已归卷的文件资料,按照“案卷类目”条款“对号入座”,并在文件处理登记薄上注明。
第四节立卷
立卷工作由相关部门兼职档案员配合,档案员负责组卷、编目。
案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
在归档的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开。
不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划