文档介绍：某公司
商务接待手册
(草案)
办公室
X年X月X日
一、总则
1、为规范公司商务接待活动,在保证商务接待效果的前提下,加强商务接待费用控制,特制订本手册。
2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一,参加接待的工作人员要遵守纪律,有礼有节、热情大方,树立公司的良好形象。
3、本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核,适用于公司的全部商务接待活动的管理。
二、管理职能
公关部是公司接待工作的管理部门,公司商务接待以及宴请用餐等均由公关部统一安排。
三、商务接待工作原则
1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广,必须坚持重点、兼顾一般,按照对等接待、各负其责、相互配合的原则,上下一致,齐心协力,共同做好接待工作。
2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务,提高办事效率、热情周到,视客情适度接待,提倡节俭,反对浪费,注重思想情感交流,不推诿扯皮,不应付拖拉。
3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准,对各项商务接待费用实行预算管理,由公关部负责人根据核定的预算严格控制使用,商务接待费用原则上不得超过限额,如需追加预算,由管理中心另行审批。
四、接待职责分工
1、接待工作是公司窗口式工作,对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标,具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。
2、接待内容包括:迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下:
①公关部:提供一般接待良好环境的保障及备品准备,负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。
②前台秘书或总裁秘书:负责来客引入及会议室的环境保持。
③商务接待秘书:提供信息沟通保障及调度控制和来客记录,安排来宾行程、食宿等。
④商务接口部门:负责接待洽谈并陪同始终。
3、公关部主任对接待工作负有全面责任。
五、商务接待标准
公司商务接待标准,根据来访者的人员级别及访问目的不同,适用不同标准。主要划分为4个级别:普通接待、中级接待、高级接待、特殊接待。
普通接待
项目名称
说明
适合人群
普通商务类考察人员、技术人员、设计师、供应商中层管理者以下人员等;
交通标准
按对方人员要求协助订购,公司不负担费用;
住宿标准
按对方人员要求,公司不负担住宿费用;
餐饮标准
简餐消费控制在 20 元/人以下,宴请消费控制在 50 元/人以下;
接待陪同人员
接口业务人员、部门主管;
接待车辆
商务车或出租车;
其他接待
1、公司会议室布置投影机、白板、饮品(饮用水、茶、咖啡);
2、必要时于来宾临行时赠送纪念品,消费控制在 50 元/人以下。
备注
2、中级接待
项目名称
说明
适合人员
企业领导、地方广电人员、地方广电部门经理等;
交通标准
按对方人员要求协助订购,公司不负担费用;
住宿标准
按对方人员要求,公司不负担费用;
餐饮标准
简餐消费控制在 50 元/人以下,宴请消费控制在 100 元/人以下;
接待陪同人员
接口业务人员、部门主管、主管副总;
接待车辆
公司轿车、商务车或出租车;
其他接待
1、必要时制作来宾接待手册;
2、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋(信笺纸、笔)、饮品(饮用水、茶、咖啡)、香烟、烟具;
3、可安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐;
4、必要时于来宾临行时赠送纪念品,消费控制在 500 元/人以下。
备注
3、高级接待
项目名称
说明
适合人员
合作地区广电领导、行业相关部门领导、公司特邀人员等;
交通标准
按对方人员要求订购,公司不负担费用;
住宿标准
住宿标准三星级以上酒店,公司负担费用;
餐饮标准
简餐便消费控制在 100 元/人以下,宴请消费控制在 200 元/人以下;
接待陪同人员
接口业务人员、部门主管、主管副总、总裁;
必要时安排董事长、股东;
接待车辆
公司轿车或租用专车;
其他接待
1、制作来宾接待手册,必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果;
2、公司显著位置布置迎宾条幅等;
3、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋(笔记本、笔)、饮品(瓶装饮用水、茶、咖啡)、鲜花、水果、香烟、烟具等;
4、安排公司领导与来宾合影并制作相框;必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像;
5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐;
6、必要时于来宾临行时赠送纪念品,消费控制在 500 元/人以下。
备注
4、特殊接待
项目名称
说明
适合人员
主要行业主管领导、地方行政领导、公司特邀领导、其他特殊人员等;
交通标准
按对方人员要求订购,公司可负担费用;
住宿标准