文档介绍：目的
为了规范本公司有值证券的管理,预防各类违纪违规事件的发生,同时便于有效监督和促进经营工作的健康发展,特制订本暂行办法。
定义
本管理办法所指的有值证券是公司为了经营需要而印制的各类有值票证,它是公司内部进行流通、费用结算的重要凭证。本管理办法适用的有值证券主要包括但不限于:车友会会员卡、食堂客餐券、维修保养优惠券、免费洗车券、工时优惠券和代金券等。
公司因业务开展需要,向外部采购的有值证券,也按此管理办法执行,如加油卡(券)、专项消费卡等。
权限与分工
综合部为公司所有有值证券的归口管理部门,主要负责公司所有有值证券的印制、管理与监督。
财务部会同综合部负责对有值证券使用的监督和日常管理。
各部门负责有值证券的领用、保管、发放和使用。
管理程序
申请
(如免费洗车券、车友会会员卡、食堂客餐券等),需要印制的部门提出年度或季度印制计划,填写《有值证券印制审批表》(附件一),交公司领导审批。
、优惠活动或其它需要等临时制作及使用的有值证券,提交申请时,还应附经公司审批的方案或说明等资料。
,提供《有值证券印制审批表》及其他方案、说明等资料的复印件给综合部、财务部和其他相关部门。
制作
综合部收到《有值证券印制审批表》后,由采购人员(或指定相关人员)根据公司采购相关制度采购或制作有值证券。
有值证券须含编号、有效期、票面金额、使用部门等信息要素。
采购或制作的有值证券需要由申请人员验收合格后,方可支付采购费用并投入使用。
有值证券印制验收合格后,由综合部指定专人保管,专柜存放,并填写入库清单(附件二)一式三联,第一、二联作为建立有值证券台帐的凭证,第三联交财务部作为记账凭证。
有值证券应由综合部统一加盖专用章后才生效;容易混淆的有值证券,还应根据相关方案加盖申请部门的部门章。经公司审批的方案中规定需经指定人员签字的有值证券,还需指定人员签字后才有效。
领用
有值证券制作完毕后,由申请部门到综合部领取。
有值证券的发放应填写出库清单(附件三)一式三联,综合部、领用部门、财务部各一联,作为记账依据。
申请部门应由主管以上人员领取有值证券,并签名确认。
发放
使用部门指定专人保管有值证券,专柜存放。
使用部门的有值证券需由部门负责人(或委托人)审核后方可发放使用。
有值证券发放必须建立发放登记台帐(附件四),记录发放明细。
因业务开展等原因发放的有值证券,应由领用人本人直接签名领用,禁止公司员工代领,因领用人领取后放弃的有值证券应立即交还部门,严禁私自保存及使用
使用及结算
涉及相关业务结算的有值证券,在办理结算业务时,需将有值证券和其他结算资料一并交收银室进行费用核算。
有值证券在使用过程中,如使用人不慎遗失,应立即报告综合部对遗失证券予以注销;如票券涂改、损坏不得使用。
回收
使用期限已过但还未发放使用的有值证券,经办部门应将票据粘贴在A4纸张上,每张A4纸上粘贴50张回收的票据,并盖上“回收”字样章。
经办部门填写《有值证券回收清单》(附件五)一式三联,,经经办部门、综合部及财务部签字确认后,一份交财务部作为费用清算依据,一份由综合部存档,一份由经办部门留存。
盘点及移交
,由综合部及使用部门联合派人于月底进行。盘点内容及要求参照公司《盘点管理制度》。盘点后填写《有值证券盘点表》(附件六),清算单应一式三份,一份综合办公室存档;一份交财务部门核算部门经营业绩;一份由使用部门存档。
,财务部也将派人参加。
、重要物品的移交范围,在岗位调整或人员离职情况下,必须填写移交清单。
销毁
综合部应将回收的有值证券核对无误,在每年年终完全盘点完成后,以书面申请(报告)的形式报请公司领导批准,及时组织统一销毁各类不再使用或过期的有值证券。
有值证券销毁时应有两人(有财务人员)以上在场监督,并填写销毁单(附件七)一式三联,签字确认后,保留销毁记录。
相关责任
任何个人均无权私自隐藏和使用公司有值证券,一经发现严肃处理,扣除当月综合考核分5-20分;情节严重者,停发工资、绩效,解除劳动合同。
公司用于优惠促销活动的有值证券(部分盈利性有值证券除外)不作为对外销售用途,凡违反规定擅自销售有值证券的责任人,公司将处罚金200-2000元;情节严重的,公司将以违纪解除劳动合同并依法移交司法机关处理。
附则: 本管理办法由综合部制定并负责解释工作。
附件
附件一:《有值证券印制审批表》
附件二:《入库清单》
附件三:《出库