文档介绍：资料制作及发表技巧
班组长梯队班培训教材之——
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资料制作基本事项
如何制作简单易懂的资料
资料制作的自检
目录
一、资料制作方法
三、发表的技巧
什么是A3资料
A3资料的特征
使用A3资料的好处
A3资料的制作步骤
发表的意义和目的
发表的技巧
二、A3资料制作
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情报、信息的传达
记录
方案、资料的收集整理
资料制作基本事项
资料制作目的:
资料制作方法
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资料制作基本事项
资料的种类:
用途
编号
种类
重点内容
联络
①
留言条
谁、做什么、何时、
在哪儿、为什么、 怎样做(5W1H)…
②
通知
③
说明文
④
委托(指示)书
做什么、到何时为止、希望对方怎样做…
决定
⑤
业务报告资料
问题在哪儿、对此…、考虑该怎么办…
⑥
管理･改善报告资料
该做什么、怎么做、对哪里作了改善…
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资料制作基本事项
资料制作的基本步骤:
确定资料的基本框架
收集必要的资料、信息
结合制定的框架,整理资料
对资料的有效性和价值加以判断
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如何制作简单易懂的资料
(1)制作资料的注意事项:
站在对方的立场上
读者不一定具备初步知识
—增加易于理解的说明
论点论述要简明扼要
—明确整体架构及各部分侧重点
写得太多易使人失去阅读的兴趣
—书写数量控制在理解的最小限度
一目了然
—重点部分进行特写
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如何制作简单易懂的资料
(2)资料的布局:
决定大概布局,各部分分配空间
留出适度空白,保持适度占有率(70%)
如需装订,装订侧留出2㎝位置
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如何制作简单易懂的资料
(3)资料书写的技巧:
字体大小适当,避免错字、漏字、白字等
各部分标注序号,如Ⅰ、Ⅱ或1、2等
重点部分加粗或加下划线,起强调作用
简洁,删除没用的修饰性语言
例:怀着无论如何也要干好的心情来完成工作目标。工作目标必须完成。
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如何制作简单易懂的资料
(3)资料书写的技巧:
回避长句,尽可能分条列项
具体,避免抽象的表达方式
例:车间今年的创意、方案尚算可以。
车间今年的创意提案情况为263件(为
去年110%)。
直截了当,开门见山(双重否定等)
例:安全的问题并不是不比量的问题重要。
安全的问题比量的问题更重要。
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如何制作简单易懂的资料
(3)资料书写的技巧:
采用主动语态,避免被动表达
例:成果受下属的干劲所左右。下属的干劲影响成果的大小。
对专业用语进行简单说明
一句话中不要重复使用同一词语
例:关于质量不合格的发生情况,去年发生了34件,今年已有18件发生。关于质量不合格的发生情况,去年为34件,今年已达18件。
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