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档案管理基本制度
2015年3月
档案管理制度
[鄂稳投(2005)14号]
为加强与规范公司内部档案资料的管理,根据本公司的实际情况,特制定公司档案管理制度。
一、档案管理部门:总公司设立档案室,档案室由总公司办公室领导管理,各单位可设置类似功能的资料室或资料柜,负责文件资料的收集和保管。
二、归档范围:总公司及各单位的下述资料:公司章程、规章制度、政策性文件,动产和不动产所有权证及债权凭证、营业执照、代码证、财务管理资料、验资报告、审计报告、评估报告、规划、年度计划、统计资料、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委托书、协议、合同、契约、司法文件(含诉案全过程文书及判决书)、建筑建设项目方案(含图纸批文等)、工程预决算、决定书、通告、通知、各类(承包)合同、出租车公司挂靠管理合同、当票、维修合同、政府及其部门批准文件、上级机关来文及其它具有参考价值的文件材料;会计凭证、财务报表、会计账簿、银行账户、贷款合同
三、档案管理人员:由总公司及各单位指定专人专职或兼任,明确责任,保证原始资料及单据完整,涉及保密的档案资料必须保证安全。
四、文件归档规定及责任
1、各单位经办的文件资料应在该业务结案后转交总公司档案室归档,其归档责任人为各单位负责人;经办部门及单位视实际需要留存复印件,特殊情况或因业务处理需要,原件必须由经办部门临时保管的,须经办公室主任同意办理借用手续,档案室则以复印件入档,并记载原件保管情况;各单位在档案资料未交总公司档案室归档前,应按本制度
规定,收集整理,归类妥善保管,办结后送交档案室。财务档案由财务部门指定专人负责保管。
2、文件结案后移送归档时,按如下原则点收:
①检查文件资料的文本、附件是否完整,如有短少,应即追查补入;
②文件资料如需抽存,应有领导的签认;
③文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应退回经办部门补办;
④文件归档后应由收件人向原经办保管人履行签收登记手续。
五、档案分类、整理
1、归档文件的分类应遵循必要的逻辑规则,设置的类目要做到界限清楚,不交叉重叠,并要体现原则性与灵活性的统一。
2、归档文件应根据其形成的时间、部门按照年度——组织机构分类法分类,也可按照文件内容所反映的问题或“事由”将文件划分成各个类别,按年度——问题分类法分类。
3、归档文件按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列,并依据分类方案将案卷逐一编号、登记、造册,形成案卷目录。填写案卷目录要认真、细致,力求做到全面准确地反映归档文件的特征,同时编制全引目录,以便于归档文件的查找。
4、档案编制档号时,一是要遵循惟一性原则,档号应批代单一,一个编号对象只能赋予一个代码,一个代码只能表示一个编号对象,在一本案卷目录内不能有重复的案卷号,在一个案卷内不能有重复的页(张)号。其次要遵循合理性原则,档号的结构必须与档案的分类体系相适应,档号应保持完整,不能随意减少某种代码,按流水顺序编号时不应用空号。三是要遵循稳定性原则,档号一经确定,一般不应改变。四是遵循简明性原则,档号应力求简明,做到易识、易写、易记。
5、以件为单位进行档案整理。每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件。来文与复文可为一件,其中外单位的来文与本公司的复文作为一件,简报一期一件,会议文件每份文件为一件,会议记录原则上一次会议记录为一件,也可一本(册)为一件。重要文件须保留历次修改稿的,其正本为一件,历次稿(包括定稿)为一件。
六、档案保管期限
文件保管期限除政府有关法令及本企业其它规定外,按下列规定办理:
1、文书档案:
①永久保管:公司章程、股东名簿、董事会决议及股东会记录、规章制定、本公司法规政策性文件、处理重要问题形成的文件材料、重要会议的材料、政府机关核准文件、动产和不动产所有权状及债权凭证、工程设计图等核定需永久保存的文件。
②长期保管:一般工作问题的文件材料、一般会议的文件材料,各公司报送的重要报告、材料等,保管期限为16-50年左右,视各类档案的保存价值确定。
③短期保管:一般事务性的文件材料、会议材料,各公司报送的有关材料、报告等,保管期限15年以下。
2、会计档案:分为永久和定期两类,定期保管期限分为3年、。各单位可根据实际情况报批后确定保管年限。
七、档案的保管及销毁
1、档案管理人员应随时清洁档案柜、架,维护档案清洁,并在必要时放置防虫剂,防潮防虫蛀腐朽。
2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料,若按规定需要销毁保存期已满的档案文件时,档案管理人员要登记清楚