文档介绍：中金嵩原黄金冶炼有限公司
档案管理部门及职能、归档范围
本公司档案由综合办公室负责管理,建立档案室,对党政文书及科技、人事、会计、基建、设备等档案实行统一集中管理。
一、认真学****宣传、贯彻党和国家档案工作法规、政策及有关规定,努力提高档案管理水平。
二、全面做好各种档案的收集、整理、鉴定、保管和利用工作。
三、监督、检查、指导各部室(单位)做好各类文书、材料、图纸、报表等档案资料的积累、收集、整理、归档工作。
四、负责档案的安全、保密工作。
五、档案管理人员在工作调动时,必须办理档案移交手续。
六、本公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料列入归档范围。
七、归档文件材料的来源:
1. 本公司内部形成的文件材料;
2. 本公司所属单位应报本公司的文件材料;
3. 本公司引进项目、外购设备等带来的文件材料;
4. 本公司参与的合作项目,合作单位按要求应向本公司提交的文件材料;
5. 本公司执行、办理的外来文件材料。
八、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式的材料。
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档案的收集与整理制度
档案的收集时间及方法:公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度。在档案资料归档期,由档案管理员分别向各部门、单位收集应该归档的原始资料,各部门、单位主管领导应积极配合与支持。
一、文书档案:在档案形成的次年三月底前,由综合办公室文书将收集的文书档案整理立卷,移交档案室。
二、科技档案:在每个生产技术项目或科研课题完成或告一段落后,由项目或课题负责人,将全部图纸、资料收集齐全,登记整理后移交档案室。
三、会计档案:在会计年度终了,由资产财务部保管一年期满后,即在会计档案形成的第三年一月移交档案室。
四、基建工程档案:在工程项目竣工验收后,由工程技术负责人对工程设计、施工图纸连同概、预、决算等资料进行系统收集、整理,移交档案室。
五、设备档案:在设备开箱时,由设备管理部门派专人进行收集后,移交档案室。
六、员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
八、下列文件材料应随时归档:
1. 变更、修改、补充的文件材料;
2. 内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;
3. 产权变动过程中形成的文件材料;
4. 其他临时活动中形成的文件材料。
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档案的归档要求
一、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准、规范和要求。
二、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
文件材料归档后不得更改。
三、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
四、具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。
五、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
六、归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
七、两个以上单位合作完成的项目,主办单位保存全套文件材料,协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的,按其要求执行。
八、各部室(单位)的兼职档案管理人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况,整理完毕并编制移交清册,由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。
九、交接双方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册各留一份以备查考。
十、档案管理人员在接受档案资料过程中,要认真细致地进行审查,以保证档案的齐全、完整和准确、系统。
十一、档案室把收集起来的档案资料经过进一步加工整理后进行科学分类,做好编目和编号工作,并保持档案的有机连续,以便于保管和利用。
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档案分类、名称及编号
一、档案分类
1. 档案分类方案中文书档案按年度——问题进行分类;会计档案按年度——类型(结合价值)进行分类;科技档案中的几件档案按性质——项目进行分类;设备档案按设备性质——型号进行分类,产品档案按产品的种类——型号进行分类;科研档案按科研课题进行分类;声像、电子、实物档案按年度——载体形式进行分类。
2. 同一小类(或细类)的案卷以装订在一个档案盒为原则,如案卷较多,一个档案盒不能满足需要时,可分为两个以上案卷装订,并于小类(或细类)之后卷次编号,以便查考。
3. 每个档案盒封面首页应设卷内目录表,案卷归档时依序编号、登录,并在同一目录中每卷按顺序编号为原则。
二、档案名称及编号
1. 档案各级分类应赋予统一名