文档介绍：青岛市企业
电子文件归档与管理规则
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适用于企业、科技事业单位对电子文件的归档与管理
1 范围
2 引用标准
电子文件归档与管理规范 GB/T 18894—2002
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3 定义
电子文件:
指在数字设备及环境中生成的以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通讯网络上传递的文件。
归档电子文件:
指具有参考和利用价值并作为档案保存的
电子文件。
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举例各单位所产生的电子文件类型:
制发的公文
接收的公文
数码照片
数码影像
数字音频
CAD制图
数据文件
扫描文件
随机文件
其它
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· 真实性
· 完整性
· 有效性
· 背景信息
· 元数据
电子文件应该具备的特性:
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4 收集
要求一:电子文件的收集积累由文件形成部门指定专人负责,档案部门负责其监督和指导工作。
要求二:用文字处理技术形成的文本文件,收集时应注明文件存储格式及其属性,收集时应转换为XML或TXT格式。(注:现阶段支持word、pdf)
要求三:用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件,收集时应转换为JPEG、TIFF或PDF格式
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要求四: 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据,如果与数据库连接应将数据库文件一并收集整理如autocad,illastaotor等设计软件的版本
要求五: 用视频设备获得的动态图像文件,收集时应按MPEG2方式压缩
要求六: 用音频设备获得的声音文件,收集时应转换为MP3格式
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要求七: 由计算机多媒体技术制作的多媒体文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应保证参数准确、:powerpoint软件制的课件应该注明是97或是2000或是2003或是XP,各版本制做出的课件的格式都是PPT,但有可能显示有异样
要求八: 通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集
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要求九: 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的各类参数、管理数据等数据文件,应与电子文件一同收集,如:数据库的日志文件等
要求十: 计算机使用的自主开发的系统软件、应用软件等计算机程序,收集时必须收集软件的源程序及其开发、编译工具
要求十一: 归档的电子文件收集时应转换成本规范要求的格式,因技术原因无法转换的,必须将相关软件一并收集
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要求十二:归档的电子文件均应在《归档电子文件登记表》中登记。对于跨年度完成的项目,要分段积累、归档--相当于交接目录
归档电子文件登记表
序号
档号
题名
责任者
保管期限
形成年度
备注
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