文档介绍：合同档案管理办法
为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。
本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。
合同档案管理原则
合同档案实行行政部复印件、财务部原件的管理办法,以确保档案的完整、完全和有效利用。
财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有协议、合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。
二、合同文档的管理办法
合同文档以公司名称结合签署日期年月份进行财务部分类编号。
销售及工程合同编号规则:公司名称首字母+销售合同首字首字母(X)+合同签署年月+“- ”+销售合同合同编号。示例:RX201703-001
采购合同编号规则:公司名称首字母+采购合同首字首字母(C)+合同签署年月+“- ”+采购合同合同编号。示例:RC201703-001
财务部要以原始记录为依据,编制合同情况执行表,同时建立电子档的合同情况执行表,加强对合同档案的统计工作,以有效开展合同文档的查询、利用工作。
公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出邀约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。
销售部、工程技术部和行政部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制。
已签署的合同应明确支付方式及付款时间,根据财务部的收款情况, 销售部、工程技术部与客户联系进行收款。
财务部、行政部对已保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由财务部甄别并予以归案。
各部门员工可在行政部查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,方可在行政部办理相关借阅手续,以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。
借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。
合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。
三、合同文档的移交
各部门在正式签署