文档介绍：河北省茅荆坝(蒙冀界)至承德公路
建设项目档案编制办法
公路工程建设项目竣工文件的编制是项目管理的重要工作,其形成的竣工档案,覆盖了从立项、设计、施工直至竣工验收的全过程,为工程实体的检查、验收、使用、管理、维修、改建、扩建将提供重要依据。
为规范本项目竣工档案的编制,依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发[2010]382号)、《交通档案管理办法》(交办发[2005]431号)、《关于印发公路工程竣(交)工验收办法实施细则的通知》(交公路发[2010]65号)、《河北省高速公路建设项目档案管理办法》(冀交办[2010]435号)、《河北省高速公路建设项目立卷归档整理规范》(冀交办[2011]41号),结合本项目实际情况制定本编制办法(以下简称本办法)。
一、竣工档案分类编号办法
河北省茅荆坝(蒙冀界)至承德公路建设项目竣工档案档号由两级分类号组成,
即:项目代号、一级分类号、二级分类号、流水号
项目代号河北省茅荆坝(蒙冀界)至承德公路 MC
一级类目本办法附件一的序号
二级类目施工单位、监理单位代号(合同号)
如:施工单位 SGn
n为相应标段代号
流水号按本细则附录一“归档文件”内容顺序编制
“· ”、“-”类间符号(“-”仅限用于流水号最后类目间应用)
示例:MC·1-流水号项目前期文件
MC·2-流水号设计审批文件
MC·3-流水号工程管理文件
MC·4·SGn-流水号路基、路面、桥梁、隧道、互通施工文件
MC·4·JAn-流水号交通安全设施文件
MC·4·FJn-流水号房建施工文件
MC·4·JDn-流水号机电工程文件
MC·4·HBn-流水号环保工程文件
MC·4·DSFn-流水号第三方检测文件
MC·5·JLn-流水号路基、桥涵、隧道、互通、路面监理文件
MC·5·JLFn-流水号房建监理文件
MC·6 -流水号竣(交)工验收文件
MC·7 -流水号资金管理
MC·8 -流水号科研、新技术文件
MC·9 -流水号声像资料
二、竣工文件的收集
(一)收集范围
本项目文件材料具体收集范围按照《河北省茅荆坝(蒙冀界)至承德公路建设项目文件材料收集归档范围分类表》执行。能反映与项目有关的重要职能活动,具有查考利用价值的各种载体的文件,均应收集齐全,归入本项目档案。
(三)收集时间
各类文件按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。项目文件组卷建档后,保管期限按本办法附录一规定执行,并在竣工档案案卷封面相关栏目内注明。
(四)本项目一级类目的档号采用本办法附录一的序号。筹建处按附录一序号1、2、3、
6、7、8、9归档文件提示的内容搜集相关文件资料,并按归档文件内容对号入座,编制竣工文件档号。各参建施工单位(SGn、FJn、……)按本细则附录一序号“4”“9”归档文件内容要求,搜集整理与本单位相关的文件资料。各参建监理单位(JLn、JLFn……)按本细则附录一序号“5”“9”归档文件内容要求,搜集与本单位相关资料组卷建档。
(五)本项目文件材料的收集要求
1、原始性。本项目收集归档的文件材料是一套完整的反应工程建设过程的原始记录文件,应为原件。尤其是与相关单位、地方签订协议文件,存档必须是原件。
2、完整性。收集归档的本项目文件材料要能全面、准确地反应工程建设的实际过程。收集全面,记录完整。
3、真实性。档案资料的积累应与工程进展同步进行,档案资料应根据工程实际情况,如实记载实际过程状况及结果。
4、规范性。本项目文件材料应书写工整,字迹、线条清晰,修改规范,书写材料应符合耐久性的要求;禁止使用不耐久字迹材料(如圆珠笔和铅笔等)书写、签批;签字认可手续齐备,签署意见栏内必须有明确意见。
复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量要求。本项目纸张均采用70g以上白色A4纸制作,小于A4纸的出厂证明、材质单、试验单应牢固粘在A4纸上。
5、数码照片在刻录光盘保存的同时,还应冲印出纸质照片,填写详细说明一并归档。电子文件和数字化档案应使用不可擦写光盘保存。
三、项目文件的整理与归档
(一)项目文件整理
1、建设项目所形成的全部文件应在归档前根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理。
2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、交工试运营文件及验收文件,应根据文件的性质、内容、分别按年度、项目的单项或单位工程整理。在此强调指出,同性质、同内容要合并同类项,分别整理,归档组卷。
3、公路建设项目文件