文档介绍：XX股份有限公司
(ZJML-XX-XXX)
费用报销管理制度
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总则
为规范报销行为、加强费用管理,按“简单、高效”的工作原则,特制定本制度。
所有费用纳入预算管理,严格控制预算外、超标准支出。在年度预算范围内的费用按分权手册审批,预算外的支出须事前报总经理批准。
为提高报销效率除差旅费、借款单需走电子流程外(事急的可先走书面后补办电子流程),其他可自行选择电子或书面流程。提案人需在每张发票上签字,部门领导需在发票汇总单上签字,其余流程参与人凡在电子流程中审批的无需再在纸质单据上签字。
费用报销按“实质重于形式”的原则,严禁对同笔业务进行拆分报销。
各项费用按“谁发生、谁控制、谁负责“的总体原则,报销人必须是实际费用发生的本人,代办人不得替代,不得越权审批。
为及时、准确、客观的核算经营业绩,要求费用发生后必须及时报销,其中固定资产、备品备件、技改维修、工程付款等费用严格按合同节点进行报销,其他费用须在费用发生后7天内报销(差旅费报销两次出差间隔2天内视同连续出差)。在年终时各部门当年发生的费用单据必须于12月31日之前送达财务部。
日常费用报销指引
业务招待费的报销:
指因业务需要招待部门外的人员或进行外部公关、接待所开支的必要费用,其内容包括招待用餐、赠送礼品、娱乐活动和公关业务费。本费用专款专用、分阶段控制。超年度预算由部门负责人全额承担。
(一) 招待用餐(含娱乐活动)
1、定点酒店优先,就餐前须由指定人员提前预定,报销时由指定人员签字确认。签约酒店定期结帐时,可汇总开具发票,但必须附对应签单;
2、对XX地区非定点单位XX元以上餐饮、XX元以上会务费须事前报总经理审批。
(二) 赠送礼品
1、内部领用(如手机、优惠券等):
按分权手册事前申请(OA礼品领用审批表),事急可事后补办;
2、外部采购:
重大节假日礼品,由事业部运营管理部统一采购,平常零星采购由各部门自行安排。
发票内容尽量开办公用品、劳保用品、日用品。
(三) 公共业务费:
1、按分权手册事前报批申请,其中采购购物卡由各单位运营人力资源部自行购买;
2、与营销业务有关的公共业务费由公司制定操作细则,按相关规定报财务总监审核,总经理审批后执行。
3、拜年费用、大额个人支出等属于保密类文件,报送时需加密。
差旅费的报销:
指各部门日常业务中出差所发生的交通费、住宿费、就餐定额补助等。按出差地点分为国内出差和境外出差。
(一) 国内出差报销标准
XX
备注说明:
1、三级城市划分:
一级城市包括:北京、上海、广州、深圳;
二级城市:其它直辖市及省会城市,计划单列市大连、青岛、宁波、厦门;
其他城市:除上述城市以外的其它市。
2、选择交通工具原则:
(1) 乘坐飞机标准:
XX
(2) 火车的乘坐标准:
XX
住宿费用报销原则:
(1)住宿费用标准内凭住宿发票按实报销。
(2)住宿标准按实际住宿地的城市享受补贴。
4、就餐、市内车费按规定标准补贴,其中办公地到机场(或车站)以及机场(或车站)到出差目的地的来回车费,可以凭实际发票报销;其他打车费含在出差市内车费补贴标准内不另行报销。
(二) 境外出差标准:
XX
备注说明:
1、地区划分:
一类地区:中东非等区域;
XX
二类地区:发达国家及消费水平较高的国家;
XX
三类地区:除一类、二类和四类明确标注以外的国家;
XX
四类地区:部分亚太、非洲区国家;
XX
2、住宿费用小于上述标准的,按实报销,大于标准则按标准报销;每报销一单业务招待费,按以上标准扣减膳食补助标准。
3、出差回司出发时间在XX点以后,定补按出差所在地定额报销。
(三)适用标准补充说明
1、出差在同一城市连续XX天以上按住宿标准的XX%报销。出差同一城市超过三个月按短期派驻的标准报销,具体由人力资源部制定相关标准。
2、X职等及以下人员,若多人(同性)一同出差,应安排二人间住宿,且住宿标准下降X%,住宿发票分开开具。如未按要求同住,则在住宿标准的X%内报销。
3、食宿如由培训机构、客户、供应商或其他邀请单位安排的,出差不允许报销住宿费与就餐补贴,仅按市内交通费标准补贴;派出学****培训及参加会议人员的报销补助依据举办单位的通知及合同确定是否报销住宿费及出差补助;住宿统一安排的(含公司租房),国内按就餐和市内交通费标准补贴。公司派车接送的,只能享受就餐补贴。
4、夜间乘坐交通工具未住宿的,按住宿标准的X%补贴;无住宿发票不能享受住宿补贴;出差回公司,到达时间在X点以后,当天按就餐