文档介绍：公文处理编号办法
一、总则
为了规范公司公文处理的管理工作,做好公文处理和保密工
作,根据我司具体情况,特定本制度。
二、 适用范围
本制度规定了公文处理的管理、职责、检查与考核。
三、术语
1、公文是指党政机关、 人民团体、 企事业单位在各自的公务
活动中,为处理公务而形成的具有一定格式的文字材料。
2、公文的作用有以下几点: 记录和传达单位、 组织意图; 规
范作用,请示报告,控制作用;传递信息,协调作用;联系和知
照,依据和凭证;教育参考,记载和备查。
3、公司公文是以文字形式记录公司在生产、经营、 管理等方
面活动中形成的意图和情况。通过其内容和形式的统一,构成公
司传递意图、知照情况、协调行动的联系工具和记录工具。
4、公司公文规定现行文种主要是: 决定、 布告、公告、 通告、
通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要、记录、章程、条例、
制度、规定、办法、细则、计划、总结和介绍信。
四、管理职责
公司公文统一由办公室负责管理。
1、收文处理
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① 上级,平级单位和司属各部门来文或公司领导、各部。室
和基层单位有关人员外出参加会议带回的文件,必须由公司办公
室文书统一处理。
② 文书人员对来文负责签收、拆封、清点、分类、登记、编
号、摘要,由办公室主任签注拟办意见,文书人员并根据拟办意
见交有关领导传阅,领导应于接到文件后两日内阅批,经领导批
阅后的文件由办公室文书人员送交具体承办, 令办部、 室或部门,
文书人员不得积压和延误文件或不交办公室主任进行拟办。
③ 文件承办,会办部、室或部门,应按领导批示及时办理。
紧急文件应即刻办理,不得延误、积压,承办、会办人员对文件
的办理情况须作简要注明,不需办理的文件应签注阅知,不得只
签姓名。办理完毕后应及时交还办公室,不得自行保管。
④ 凡部、室和各基层部门给公司上报的请示、申请和业务报
告需公司领导研究决定的问题文件,均先报公司办公室,由办公
室文书人员登记,交办公室主任签注拟办意见后,送交主办部、
室或部门组织会签,提出意见后退回办公室,再由办公室交分管
领导批阅或在专门会议上研究,并将最后决定意见负责签复,技
术及业务文件可直接呈报相关科室。
⑤ 文书人员要注意收文时效, 对已交阅批和承办的文件, 及
时催促承办人员以免误事。对紧急重要事宜的文件登记,文书人
员要加强催办,提醒有关人员及时阅办,防止延误或积压,阅办
完毕后要及时收回存档。
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⑥ 凡收进的带密级等级的文件, 要严格执行保密制度, 严格
履行登记手续,严格按文件阅知范围进行运转,做到交接手续清
楚,文书人员和阅知人员不得向无关人员透露并防止丢失、泄密。
2、发文处理
① 凡对外发出的各种公文、 函件, 一律以公司含生产、 经营
业务名义, 由公司统一编号发送, 各基层单位和部, 室对外均不
得发送正式文件。
② 发文拟稿应注意以下几个方面: 符合国家法律, 法规,符
合党和企业的方针、 政策及有关规定, 情况要确实, 观点要明确,
条理要清楚,层次要分明,文字要精练,书写要工整,标点要准
确,篇幅要力求简短, 符合公文格式要求, 并做到一文一事 ( 综合
性计划、 报告除外 ) ,不越级行文, 不多头主送