文档介绍：通过讲解涉外秘书在会议、会谈、会见以
及公务聚会中所从事的事务工作。掌握会议及
会议要素,掌握工作例会中的主要程序和原则
,能妥善组织小型工作例会;掌握会见、会谈
的事务工作以及公务仪典、宴请的筹划和组织
工作、聚会的设计组织和主持工作,能够独立
筹划小型会见会谈事务,独立设计组织聚会工
作。
第一节会议概述
第五节仪典、宴请事务工作
第二节会务工作的具体内容
第三节会务工作的变革与发展
第四节会议的文字工作
第一节会议概述
本节要点
一、会议及会议要素
二、工作例会中的主要
程序和原则
三、大型会议中的会务
工作
四、会议改革的探讨
秘书“办会”的工作,指的就是秘书办理会
议事务的工作。所谓“会务”,它是“会议事务”
的简称,包括会议的筹划准备、组织服务和
善后落实工作。
一、会议及会议要素
(一)会议
会议就是把人们组织起来讨论和研究问题
的一种形式。
根据《现代汉语词典》的解释,会议一词
有两种含义,一是指有组织有领导地商议事情
的集会,如全体会议、厂务会议、工作会议
等;二是指一种经常商讨并处理重要事务的常
设机构或组织,如中国人民政治
协商会议、部长会议等。秘书的
会议事务工作指的是第一种含义。
美国《韦氏新大学词典》中认为,会议是
“一种会晤的行为或过程”,指的也是把众多的
人员聚集起来讨论问题的社会
活动方式。
会议是人类社会历史发展的产物,它经历了如
下的演变过程(见图5-1)。
图5-1 会议的演变过程
近代资本主义社会
部落联盟
现代社会
部落
奴隶社会
封建社会
氏族社会
发展成为管理国家和组织公务活动的一种主要形式
氏族处理公共事务的氏族议事会
(二)会议要素
我们不能简单随意地将任何一种聚合或会
合都看做是真正意义上的会议。只有具备了构
成会议的十大要素,集体的活动或聚会才能构
成会议。只有明确了构成会议的基本要素,才
便于从整体上把握整个会议的全面工作,以利
于会议的顺利进行。
构成会议的十大要素,如表5-1所示。
表5-1 会议的十大要素
序号
会议要素
概念
1
会议名称
包括:会议主办单位或会议范围、届别、会议的主题以及会议的类型。在实际工作中有的是可以被省略的
2
会议时间
包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间
3
会议地点
指会议的具体地点