文档介绍：【易GTD时间管理】集中精力吃掉那只青蛙
别再想着管理时间了。找出你一天、一周、一个月、一年、一生中最重要的三件事,它们就是你必须吃掉的“三只青蛙”。利用帕累托定律,每天划出20%的时间,集中精力,专门对付这三只青蛙。坚持不懈,你的人生就能取得完全不同的成就。
“如果你必须吃掉一只青蛙,不要长时间盯着它看。如果你必须连着吃掉三只青蛙,记得要先吃掉最大、最丑的那只。”
——博恩•崔西,《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog!)一书的作者
如今这个世界日益复杂,我们承受的压力越来越大。在寓意奔腾向前的马年即将来临之际,我们很有必要重新审视备受世人推崇的“时间管理”这个理念。每天的时间似乎永远也不够用,不足以让我们完成所有想完成的事情。那么,为什么有些人总能更有效地利用时间,从而取得比其他人更大的成就呢?
受本文开头博恩•崔西这段话的启发,我们先把“管理时间”放到一边,去“吃掉三只青蛙”吧。此话怎讲?这里说的当然不是你在餐厅吃的青蛙!相反,我们指的是“三的法则”(The Rule of Three),一项屡试不爽、旨在帮助我们有效使用时间以获得杰出成就的策略。想了解更多吗?那要看你能不能腾出几分钟读完这篇文章。这几分钟或许会重塑你对“时间”的理解,同时引导你在2014年获得新的成就。你或许将一马当先,让其他人望尘莫及!如果你想受益于“三的法则”,请立刻做以下五件事情。
1. 明确你的“三只大青蛙”。问自己一个问题:“如果我只能在2014年完成一件将对我的工作和事业产生最大影响的事,它会是什么?”把它写下来。然后再找出一个,也把它写下来。最后再写一个。这就是你的“三只青蛙”。它们很可能是一些非常重要,需要你持续保持专注度才能完成的大事。它们又大又丑!把你的注意力缩小到“三大”重要目标之后,再开始运用时间管理的帕累托定律:“80%的成就源自20%的活动。”它意味着,在一个8小时工作日,效率的差异往往取决于一小时。问题是:你将如何使用这一个小时?
“最大、最丑的那只青蛙”。我们所说的“又大又丑”指的是,这三项目标中比其他两项更重要、更困难的那个目标。歌德说:“最重要的事情绝不能受制于最不重要的事情。”为了专注于最重要的活动,每天至少在它身上投入你20%的时间,你需要应用史蒂芬•柯维的“时间矩阵”(Time Matrix)。这套矩阵标注了“紧急的”和“重要的”任务,如下图所示:
迅速分析这套时间矩阵之后,你就会清楚地发现,最有效的利用时间方式就是专注于矩阵右上角那些“重要但不紧急的”活动。是的,会有许多人和事以“万分紧急”之名,要求你投入时间。其中一些也的确比较重要,不能回避。但除非它们与你的某只“青蛙”有关,你会发现,忙碌了一阵子后,你的时间被一些无法帮你在优先事项上获取进步的事情消耗掉了。耗费时间从事“不紧急,不重要”的活动,这种诱惑总是存在,这些充满乐趣的娱乐活动只会“浪费你的时间”,不会帮助你获得任何进步。
此处蕴含的信息是:每天至少投入20%的可用时间,从事你的“三只青蛙”之一,它们皆是“不紧急,但重要的”活动。如果你不这样做,你就会身心疲惫,总是被一些紧迫的问题和危机牵着走。简而言之,你会“失控”,任由一些堪称“时间大盗”的“紧急”活动摆布。
3. 每天保护自己的“青蛙时间”。如何确保你每周有足够时间专注于那些“又大