文档介绍：办公室秘书如何提升自己的办事能力-办公档案论文
办公室秘书如何提升自己的办事能力
文/ 北京联合大学师范学院皮汉萍
【摘要】办公室秘书岗位是一项综合性工作岗位,作为一名合格的办公室秘书,要想能办事,会办事,办好事,必须具备不断提升自己的办事能力。
关键词 办公室秘书; 提升;办事能力
做过办公室工作的人都知道,办公室工作主要分三块,办文、办会、办事。每一块工作都需要相应的能力才能做好。外人眼中更多关注的可能是办文的能力,但从事办公室工作的人会有体会,“办事”并不比“办文”要求低,办事是办公室的重要职能, “会不会办事”是一个人重要的工作能力。某种程度上来说,办事的难度更大,要求更高。办文一次写不好,还可以重写或反复修改,自己写不好,还可以请其他同志甚至是领导帮忙出谋划策。但办事就只是一次性的结果,办成什么样就是什么样,别人有时是来不及补救的,会办事,就是把好事办好,把难事办成;不会办事,就是把好事办砸,把简单事办复杂。因此,我们努力探索办事的基本规律,力求不论办任何事情,都办得明明白白的,而不是稀里糊涂的。当然,如何提升办公室秘书的办事能力仁者见仁智者见智,从我多年从事办公室工作的体会来看,要想提升办事能力,需要注重以下三“力”的培养。
一、判断力
从某个角度来说,办公室工作是一个判断的工作。几件事摆在眼前,要认真进行分析,不能眉毛胡子一把抓,要保证突出重点,分清主次,区别权属,判断什么是急的,什么是不急的,什么是必须办的,什么是缓办的。要尽量替领导弄清真相,多为领导决策提供最原始、最准确的依据。判断是否准确往往决定事情办得是否顺利。
(一)判断事情的轻重缓急。办公室工作错综复杂,千头万绪,有时同时来好几件事情,这件事需要办,那件事也等着办,这时就特别需要耐心和细心,要不厌其烦,不厌其碎,不厌其小,认真办好每一件事。
办公室工作突发事情多,越在紧急情况下,越要稳住心态,不能乱了阵脚,慌了手脚。先将事情进行判断,分清事情的轻重缓急,把握办事节奏。紧急情况可先办理再请示。如遇紧急事项来不及请示时,就要由办公室主任快速拟定协调方案,按照工作程序先处理后请承。遇事要认真分析,沉着冷静,决不能凭想象来。
更不能人云亦云,捕风捉影。
判断事情的缓急,并不以“哪个领导说的”为标准,而是要以时效性为依据,不能听风就是雨,要先观察判断是否还会有变数,如果因为变化一次次地修改通知和方案会使办公室的可信度大大降低。但是有时效性要求的事情一定不能耽误,耽误就是误事,如果是急事,加班加点也要把它完成,还有些事情可以缓办的就缓办。
(二)判断事情的归属权限。办公室工作涉及面广、杂,如果事先不做好分类就去请示领导,只会把领导搞得莫名其妙,把事情搞复杂。因此遇事要先判断事情的归属,先要跟主管部门沟通,问清是怎么回事,原由在哪,到了什么程度,然后分门别类,归纳汇总,有侧重地简要上报。
不要喧宾夺主,要尊重职权分工。每个领导都有自己的分管工作,在做请示处理问题上,要按照领导分工负责的范围,向主管领导请示报告,要实行单向请示,不可多头请示。如果遇到综合性较强同时涉及面广的工作,要按照主持全面工作的领导的指示精神去办。在工作过程中要及时向有关的分管领导通报情况,如果出现意见不一致,则建议领导当面研究,不可来回传话,防止传话人因理解上的问题,