文档介绍：小议电子商务下的电子原始凭证
在传统的会计信息系统中,原始凭证主要表现为在经济业务活动过程中产生的纸介质原始单据,经过经办人员签字、盖章后作为正式原始会计凭证进入会计信息系统。会计人员按照会计制度的有关规定确认审核后,据此填制记账凭证。至此,作为会计信息系统的输入数据正式产生。经过签字、盖章的原始凭证可以证明业务已经发生,可以明确业务发生过程中的责任人,具有法律效力。
在目前的技术条件和电子商务环境下,原始凭证不再只以纸张作为记录的载体,还可记录在计算机系统中的磁介质或光介质上,极大地改变了原始凭证的传递和存在方式。所以我们有必要结合电子原始凭证的特点,对会计信息输入系统受到的影响作一粗浅的探讨。
一、电子原始凭证的特点
电子原始凭证本质上跟传统的纸质原始凭证没有两样,都是在社会经济活动中为证明经济业务发生及其相关责任人承担责任而直接形成和使用的,具有规范形式和法定效用的信息记录。但由于载体的差异,与纸质原始凭证相比,电子原始凭证具有以下特点:
。电子原始凭证实质上是计算机存储介质中的一组电子信息,是无形物。电子原始凭证的生成,必须借助一定的计算机设备才能完成,而不像纸质原始凭证那样由人工直接书写或打印完成;电子原始凭证的阅读也必须借助一定的计算机设备从存储器中调阅;电子原始凭证的传输通过网络通信设备以信息流形式完成;电子原始凭证的保存一般也采用磁介质或光介质形式而不是书面打印形式。
。电子原始凭证的存放载体不是固定不变的,它可以存放在磁介质的磁盘上,也可以存放在光介质的光盘上,还可以存放在电子介质的USB电子硬盘上。同时,它可以通过网络在不同计算机之间传递,也可以在不同介质载体之间相互复制,而信息内容不发生任何变化。
。传统的纸质原始凭证一旦形成,其形态和内容不再发生变化,除非遭受不可抗拒的灾害事故,在会计档案保管期限内其有形物质及其内容的稳定性是有保障的。电子原始凭证及其载体除在遭受不可抗拒的灾害事故时易损坏外,几乎还时刻面临着计算机硬件设备故障、通信线路故障、误操作故障以及黑客攻击、计算机病毒感染等方面的威胁,所以具有极大的不稳定性。
。传统的纸质原始凭证一旦生成,具有不可改动性,若有改动,也容易留下痕迹。例如,对部分允许修改的会计资料,会计法规严格规定了修改的方法、要求,如采用划线更正法,并留下修改人签字、盖章等。电子原始凭证是以磁介质或光介质作为信息载体的,对其进行增加、删除、修改时不可能在磁介质或光介质上留下痕迹。
。电子原始凭证的生成、确认、传递、存储,以及其可靠性、安全性、完整性和可验证性等,都是建立在一系列的高技术之上的,这些特点决定了对电子原始凭证的处理和加工与对纸质原始凭证的处理和加工具有很大差异,这给传统的会计信息输入系统带来不小的冲击。
二、电子原始凭证对会计信息系统的影响
电子商务的发展促进了电子数据的广泛使用,在企业管理中,人们希望通过电子合同来保证网络交易的安全和快捷,以提高生产效率。同样地,对于企业来说,人们希望能够充分合理地利用电子原始凭证的易传递、易复制性为会计信息系统带来高效率。从收到原始凭证到原始凭证变成会计信息进入会计信息系统,要经过“审核—编制分录—录入”的过程,在使用电子原始凭证的情况下