文档介绍：城建档案管理
苏州市城建档案馆
周小明
第1章城建档案概述
城建档案定义的含义
:形成者、具有保存价值以及载体形式的多样性。
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(一)城建档案是人们在有关城乡建设的社会实践活动中形成积累的。包含城乡规划、建设、管理、科研工作等活动。这一含义说明了城建档案的来源和性质。
(二)城建档案是对录。这是对城建档案保存范围的确定,是城建文件转化为城建档案的重要前提。
(三)城建档案的载体形式多样。包含有直接载体和间接载体两种。
城建档案的定义
城建档案的属性

原始记录性是城建档案的本质属性,它决定了城建档案与其他文献资料有着明显不同的区别。也是档案最真实、最可靠、最为宝贵的根本所在。在城市建设活动中,需要进行勘察、规划、设计、施工、安装、检测、管理等一系列工作,必然会直接形成和使用许多文件材料,而这些文件材料有的日后需要查考,具有很好的保存价值,就整理保存下来,转化为城建档案。因此,无论从形式和内容特征上,城建档案都具有很强的原始性,即人们通常所说的
第一手材料。
城建档案的属性

城建档案是积累和传播知识的一种形式。城建档案产生于城市建设活动中,承载着城市建设实践活动的大量事实、数据、经验、成果和理论等知识,反映了人们对城市建设、
管理的客观事物、现象的认识,是人类认识自然、改造世界的智慧和结晶。档案之所以能世代流传,就是因为其记录的知识可供人们借鉴参考。城建档案记载着城市建设、管理的经验与知识,能为当代和今后的工作借鉴和利用,从城建档案中获取有价值的知识信息,可以帮助人们更好地规划、建设、管理和研究城市。
城建档案的属性

城建档案是城市的重要信息。城建档案信息作为社会信息的一种,不仅具有其他信息一样的共性:可以收集、发布、传递、存贮、检索、处理、交换和利用,而且,还有其自身的特点。城建档案是城市建设活动的直接记录信息,是用文字、数字、图表、声像等方式存贮在一定载体上的固定信息,是能让人、物、事的历史原貌得到重现的原始信息。因此,城建档案为人们提供的是不同于其他信息的依据性、凭证性信息,这是一种原始的记录信息,是没有经过加工编辑的。
城建档案的属性

城建档案是人们在建设城市和改造城市的大环境中形成的,并非只局限于城建部门一家。城建档案产生的主体是社会性的组织和人,而城市建设本身涉及社会的方方面面,有关千家万户的切身利益,具有广泛的社会性。因此,城建档案是具有社会作用和社会价值的重要财富,具有广阔的利用空间。以苏州馆为例,馆藏档案的利用者涉及社会的各个方面,有政府机关、公检法、规划建设管理、编史修志、学校、科研等部门,有建设、施工、监理、设计、勘察等单位和个人,有房屋业主、承租户、拆迁户等社会个人。
城建档案的属性

城建档案的价值属性主要体现在有益的实用性。城建档案对城市规划、建设、管理和城市研究等工作有查考价值。对城市的建设发展具有重要的依据作用和广泛的参考作用,是开展城建工作不可缺少的重要依据。因此,价值是城建文件转化为城建档案的重要条件,也是决定城建档案如何保存和保存多久的主要因素。价值重要的城建档案就需要永久保存,传世后人,失去保存价值的档案就该剔除销毁。
城建档案的特点

城建档案涉及建设领域30多个专业,关系到城市建设发展的各个方面,是由不同部门、不同专业、不同内容、不同形式、不同环节在不同阶段形成的多种文件材料组合在一起的结合体。具有很强的综合性特点。

城建档案一般是以项目成套。一个项目内的档案材料是有机联系的整体。无论项目大小,尤其是工程档案,都是以项目为单位进行收集、整理、归档的,而利用也往往是按项目查找,成套使用。
城建档案的特点

随着城乡建设的不断发展,城建档案工作必须跟上城建发展的步伐,进行必要的动态跟踪管理,根据现实变化状况,对原存档案进行及时的补充、更新,使城建档案随时能全面、准确、系统地反映出地上、地下建筑物、构筑物以及管线、隐蔽工程等真实状况,以满足城市规划、建设、管理和科研工作的需要服务。

城建档案是城市建设活动直接的原始记录,是自始至终完整反映城建活动过程的第一手材料。与其他科技文献相比,城建档案一旦形成,就具有法律效力。权威性主要体现在它的凭证依据作用较其他记录更为可靠。