文档介绍：办公用品管理办法
第一部分总则
第一条目的
为加强办公用品管理,合理控制费用开支,规范办公用品的采购和领用流程,本着勤俭节约和有利于工作的原则,特制定本办法。
第二条分类
办公用品分为固定资产和一般办公用品两类:
1、固定资产主要指:桌椅、电脑、公文柜,电话机、打印机、复印机等,固定资产管理按照《固定资产管理办法》执行;
2、一般办公用品:文件管理用品、桌面办公文具、书写工具、办公用纸、电脑耗材、数码系列、财务用品、办公生活用品等。
第三条适用范围
本办法适用于公司办公用品的管理。涉及办公用品的申请、采购、保管、发放、使用、维修、报废、盘存等。
第四条使用要求
1、员工应对办公用品本着“用心保管,合理使用,杜绝浪费”的原则。消耗品第二次发放起,必须实行以旧换新,耐用办公用品,一般情况不再增补,如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领;
2、办公用品应为办公所用,不得据为己有,挪作私用;
3、不得用办公设备干私活,谋私利。不许将办公用品随意丢弃废置。精心使用办公设备,认真遵守操作规程。
第二部分办公用品的管理
第五条管理部门
1、人事行政部是办公用品的管理部门;
2、所有使用部门各自负责本部门办公用品的日常管理。
第六条管理人员
人事行政部指定人事行政专员为办公用品管理员,负责办公用品的申请统计、申购、保管、发放、盘存、维修、报废等工作;
管理员须建立和登记办公用品盘点情况,定期核查所领物品登记表,做好办公用品的购置、发放和库存管理;
管理员须定期或不定期盘点,查对台账与实物,保证账物相符;
管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失,保证办公用品的性能;
管理员须根据办公用品的消耗和领用情况,确定和保持合理的库存种类和数量,以减少资金占用和保证正常使用。
2、采购员负责季度办公用品的采购工作,人事行政专员负责临时办公用品的采购工作;
3、各使用部门负责本部门办公用品的预算、申请、支领、保管、使用、维修申请、报废申请等工作,积极配合人事行政部做好办公用品管理的工作;
4、总经理及人事行政经理负责对各部门办公用品的配置审批和报废审批。
第七条管理流程
为了统一限量,控制用品规格以及节约经费开支,所有办公用品的购置,圴应由人事行政部统一负责管理。
1、办公用品计划
(1)各部门要严格依据本部门办公用品使用现状、消耗水平及部门成本预算情况,于每季度最后月份的20日前编制并提交下季度《部门办公用品申领单》,部门负责人审批签字后报人事行政部。经人事行政部经理审核后方交办公用品管理员进行登记申领。逾期未申报的部门,人事行政部将视为其部门本季度无办公用品需求。
(2)管理员核对《部门办公用品申领单》与办公用品台账库存后,编制公司季度《办公用品采购计划单》报人事行政部经理审批。
(3)临时办公用品申购,需填写《临时办公用品购置审批表》,按审批权限进行审批。
(4)使用部门必须参照本部门办公用品本季度实际使用及支领情况,认真填报下季度申请。对不负责任地扩大申领数量,造成库存积压的予以处罚。实际支领低于申请80﹪的(按金额核算),按积压物品金额的30﹪对使用部门予以处罚。
2、办公用品采购
(1)审批权限
根据不同的职级划分办公用品的审批权限,并逐级审批。
A、人事行政部经理负责3000元以下办公用品采购计划的审批;
B、总经理负责3000元以上办公用品采购计划的审批。
《办公用品采购计划单》依据审批权限审批签字后,将此单交由采购员进行采购。
(2)采购
采购员根据审批签字后的《办公用品采购计划单》实施采购,并于月底前完成。人事行政专员负责临时办公用品采购。
A、采购原则
在询价的基础上,以“质优价低”为采购原则;
以能开具正式发票的供应商为最佳选择;
严禁弄虚作假、营私舞弊。
B、采购管理
采购员季度负责办公用品的采购、报销工作。
人事行政专员负责临时办公用品的采购、报销工作。
临时急需采购可指派专人负责。
C、其它规定
临时急需的办公用品,且库存暂无存备的,由需求部门负责人提出申请后,经有审批权限的领导批准后方可购置。
大宗办公用品或贵重办公用品的采购时间视具体情况而定,根据相关领导指示执行。
3、入库
办公用品采购完成后,应进行验收,入库并填写《办公用品入库单》,每月底进行盘存一次,建立《办公用品月度盘存表》。
4、月度统计上报
每月20日,管理员依据财务部办公用品费用统计要求,编写《月度部门办公用品领用统计表》上报至财务部。
5、保管
(1)备用办公用品需在固定存放区域统一存放;
(2)因管理员个人工作失误而造成办公用品重大异常损坏或缺失的,由管理员照价赔偿。
6、办公用品的发放及领用
(1)临时办公