文档介绍：药品招投标管理办法
一、概述
药品招投工作是关系公司生死存亡的大事,公司上下均应积极支持协作;营销中心更应通过权衡调度市场一二线相互沟通、协作,紧密联系、协同作战,共同把招投标工作做好。
药品招标的工作分成内部操作和外部运作两部分。内部运作就是招标信息的获得,招投标资料的准备,投标报价的网上操作,内部工作主要由公司总部招投标专员负责;外部运作则是指对招投标涉及的相关单位进行攻关、协调、沟通,外部工作主要由处方药大区经理负责。通过公司权衡调度,内部与外部工作人员相互沟通、协作、配合,紧密联系、协同作战,共同把招投标工作做好。
二、招标专员职责要求(内部操作)
1、招标信息的获得。
招标专员原则上必须对正在进行招投标的网络平台每天关注两次,即将进行的一天关注一次,没有开始的或已结束的三天一次。并对信息及时解读,做出相应处理。
2、历年资料准备。
积累收集以前年度包括取价省份的中标价格数据以及竞品的报价数据资料,历年影响报价的主要因素等资料。
3、解读标书
及时解读标书,并以书面形式汇报解读内容至营销中心各位总监及总经理(汇报内容详见附表一)。着重对解读标书的关键点和不同点提出建议;对不清楚、不明白的问题提出来讨论或要求大区经理到当地了解清楚后反馈,以利后续工作跟进。
4、招投标资料的准备
招投标的资料准备要根据招标文件的要求及时、准确备齐,在规定的时间内送达指定地点,不得延误,否则极有可能使企业失去招标资格。招投标的资料一般分为三大类:一是企业资料,二是产品资料,三是委托资料文件。招标专员必须在规定时间(提前一周以上)前沟通协调好法定授权人(资料接收、递交人),按照招标办要求做好招投标文件,并把资料邮寄给法定授权人。在规定的时间内对接收方进行接收与否的确认并确认所寄资料是否符合要求,如有遗缺则及时补发。投标文件需要尽可能的制作精美,出去的文件代表公司形象,良好的纸质,打印复印整理清晰的标书,给人良好的印象,争取第一好感,反映公司的整体素质。
4、招投标的网上操作
招投标的网上操作一般涉及:一是网上企业资料的填报;二是网上投标价格的填报;三是最终中标价格的确认;四是配送企业的点击与确认。
(1)资料信息的维护
资料信息,实际上就是投标资料所准备的纸制文件上的具体内容。在网上将这些信息一一进行入录,形成电子版本的档案。上述工作必须在规定时间内及时准确完成。
(2)投标价格的投报
、解密、中标价确认
品种的报价具有严格的时间性,需要在规定的时间里进行投报,否则被当作弃标处理。招标专员在报价之前首先必须吃透招标文件的精神,确定好几轮投标价格的范围,并且需要查询同类产品历史报价及其他省份的报价,及时关注同类品种的投标价格,提出合理化的报价建议,根据大区经理及总监的要求及时准确进行报价,解密及价格确认。
(3)配送企业的点击与确认
招标专员要了解配送规则,并及时与大区经理、经销商沟通,根据大区经理及经销商要求在规定时间内点击与确认配送公司。
5、相关工作(根据各省情况而定)
(1)物价办理工作
根据备案省物价局或发改委要求,制作物价文件并交与临床大区经理办理物价报备。
(2)产品增补工作
根据招标办的要求对平台没有的产品提供相关材料进行增补。
(3)价格申诉工作
针对招标办或物价局提出的一些不合适的限价,寻找申诉理由,结合大区经理等各方面意见编写申诉材料。
6、及时将各阶段的确标价格通报给大区经理、营销总监和总经理。
7、整理资料归档
招标专员必须将招标过程中形成的重要资料,按照归档文件要求装订成册,归档备查。
重要资料指:每次申报价格明细表、确标价格表(含主要竞品价格表),价格申报过程各岗位签署的意见表,解读标书建议、总结分析资料等等。
8、招投标工作的总结与分析
9、履职考核:以上工作,若责任人不认真履职,处三百元罚金;造成严重不良后果者,处责任人一千元罚金直至除名处分。
三、大区经理职责要求(外部运作)
大区经理是本省招投标的第一责任人,事前需要尽量掌握和获得招标流程、投标价格的确定原则、标底价格的确定原则、品种入围原则、专家人员选择、政府部门对招标结果的要求等准确信息,以采取相应对策。主要工作如下:
1、解读标书
及时解读标书,并以书面形式汇报解读内容至招标专员及营销总监,(要求与前相同<招标专员>)。
2、招标培训会及答疑会的参与
积极参与招标办组织的各种培训会及答疑会,了解招标动向及正确理解标书的各项条款。
3 、对招标专员的各项工作进行督促指导
对招标专员在实际操作中碰到的各种难题及时进行指导,对自身也无法解决的问题积极寻求招标办的帮助。
4、招标文件的审核与递交
督促招标专员对招标文件的制作、完善;查收与审