文档介绍：8月8日供应商活动(招商)会流程表
时间项目名称工作内容注意事项完成情况负责人
运筹期会议前20天--1个月全天开发,邀约供应商通过各种渠道寻找供应商,使用多种销售手段成功邀约供应商(见推广计划) 成功邀约的供应商需及时维护,确保沟通顺畅,及时反馈供应商动态招商部/品类
通知客户 1、确定邀请函内容简洁,大方,明了,易懂;
2、由渠道部发送发布会信息及时沟通,及时发布;
3、对接获取参会人数、地址对接的快速性,畅通性,及信息的准确性;
4、统计客户信息并制作信息报表信息完整性;
完成活动所需的所有
物料准备参考下面注释1 必须保质保量完成活动当日所需的物料,这能让参会的供应商直观感受到主办方的专业
素养,能影响活动推广的效果.
确定活动地点联系场地负责人,确定时间签订合约交通便利,当地比较知名的地点
确认布展时间活动前1天与酒店确认布置会场时间确认信息的及时性,保证发布会正常运行;
8月8日几点至几点筹备,整理所需物资
设备印刷类资料是否制作完毕保证物资,设备的数量,质量,设备完整性(话术资料,主持稿等); 后勤组
设备类是否准备齐全
服装类是否准备完毕
运输物资至发布会场地运输车辆确认根据会务所需租借运输车辆;
所有必需物资及设备是否运输到场地运输的准时性,保证物资设备的完好;
运送人数到场并熟悉会场环境全体人员是否到场完毕确保人身安全,保证准时到达目的地;
与酒店接洽协商 1、确认员工用餐方式及时与酒店方沟通,并及时反馈给相关负责人,确认最终用餐方案;
未开展
2、确认布告的摆放位置与酒店确认布告牌的摆放位置,保证达到发布会的宣传效果;
会前全员任务分组确认人员职责任务的安排将所有工作人员按组分配,并由每组负责人带领组员至相应工作区域,熟悉工作环境及
职责; 会务副总指挥
(项目负责人)
会前全员培训熟悉工作职责及流程要求全体人员务必详细听讲,背熟所用到的话术,掌握发布会的主题和内容;
午餐午餐确认建议统一规格定制商务套餐,不求吃的有多好,但一定要让届时出席活动所有人员吃饱;
布置会场 1,桌椅摆放:按照安排布置桌椅为防范与会超员,特在会场后部增加若干座位; 会务组
会务副总指挥(项目负责人)
2,桌子上文具等摆放确认文具摆放的位置统一性,勿遗漏任何一桌,并适当多准备几套;
3,鲜花摆放:根据安排摆放若干盆鲜花于会场适当位置; 根据发布会主题,确定当日鲜花的种类及摆放位置;
4,地毯铺设; 注意地毯铺设的平整性,整洁性;
5,签到台的摆放布置保证签到台摆放位置的醒目,整洁,大气;
6,大型喷绘的放置保证呈现效果的醒目,大气及摆放的安全性;
调试会议设备 1,硬件检查:会前、会中调试麦克风、电脑音频、视频、投影仪、灯光测试完善; 必须确保麦克风,投影仪,视频等有备用; DJ组
会务副总指挥(项目负责人)
2,软件核对:核对音乐,调试音乐。确认播放音乐流程; 确保音乐的适合性,按照之前的音乐播放流程安排表逐一试放;
3,确认演讲嘉宾的PPT的内容及流程保证PPT可以正常演示,无任何错误,技术人员要保证PPT播放内容和嘉宾演讲内容的契合性;
4,硬件测试:测试麦克风,是否需要更换电池