文档介绍：为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性,有效地维护集团利益,杜绝违法行为的发生,特制定本制度。档案管理制度1、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。2、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,措辞规范,表达无歧义。3、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的电子、书面记录,以备查阅。并存入专门的档案文件柜保管。4、文件的审核、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由行政管理中心负责。5、各部门上报下发正式文件的权利主要集中在行政管理中心,一律不得自行向上、向下发送正式文件。6、各部门需要向下或对外发文的文件由各部门自行起草,行政管理中心负责审核,由总经理签署拟稿后,方可正式打印、签发。7、所有下发文件必须填写《发文登记表》附表一,所有文件原稿均由行政管理中心分类存档备查。8、凡寄至公司的文件、传真等,由行政管理中心签收并做好相应记录,分发至所属部门。9、机密文件由行政管理中心主管保管,行政管理中心人员对一般性文件进行分类管理。10、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,填写《借阅单》附表二,对有密级程度的文件,需行政主管审批,总经理批准后方可借阅。6、各部门需借阅相关档案,须由行政部主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制。11、行政管理中心人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。12、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,存档备案。半年一小清,年终一大清。13、根据存档时间及存档的必要性、时效性和保存的价值性对文件进行销毁,需上报行政主管签字批准后进行处理。14、行政管理中心负责人为第一责任人,若发现文件丢失,必须查明原因,如实向集团领导汇告,若未查明原因,则由行政管理中心负责承担。15、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。第二章档案管理制度4、所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。5、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。5、档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。6、档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录。第三章印信使用和管理办法1、集团印章刻制均须报总经理批准,由行政办公室凭集团介绍信统一到公安机关办理刻制手续。2、印章的形体和规格,按国家有关规定执行。3、选用国际、国内先进、适用的质料和种类。4、下属企业和部门的根据需要可以申请刻制内部或对外用章,但须经总经理批准方可刻制。第三条印章的启用1、新印章要做好戳记,并留样保存,以便备查。2、印章启用事先须发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油,以示首次使用。第四条印章的保管、交接和停用(一)集团各类印章必须有专人保管。1、集团的正式印章、专用印章、钢印、手章应指定行政管理中心保管;2、各部门、中心印章由各部门指定专人负责保管;3、印章保管须有记录,注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。(二)印章保管必须安全可靠,须加锁保存。特制印章要放在保险柜