文档介绍：会务组分工及工作方案
一、工作目标及主要任务
全力做好有关会务组工作,确保座谈会的顺利进行。主要任务:拟定本组工作方案;负责座谈会的接待工作;负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作;负责准备会议资料;负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。
二、人员安排
负责人:刘芳
三、会务准备
(一)场景布置(协助广告公司):
1.(1)40周年华诞展及各专科展牌;
(2)彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等;
(3)音响的调配;
(4)相关歌曲的准备(国歌、院歌、背景音乐等);
(5)新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作;
(6)“千人宣言”仪式的准备工作;
(7)颁奖证书的准备;
(8)院庆工作牌的统一制作。
2. 会场座椅的摆放(按不同颜色座椅区分ABCD区,方
3. 摆放主席台;
4. 准备嘉宾名牌;
5. 准备嘉宾胸花(院外所有嘉宾)、附院院庆小手旗;
6. 摆放矿泉水;
7. 准备会议资料及礼品装袋;
8. 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏;
9. 会场卫生间的指示牌(通知资产管理部做好清洁卫生工作)。
▲资料袋内物品:
(1)产品介绍
(2)座谈会专题片DVD
(3)座谈会活动手册
(4)纪念品
(二)嘉宾接待
刘芳姜芳榕
1. 庆典大会当天提前到大会现场,熟悉嘉宾坐席;
2. 迎接嘉宾,指引嘉宾到报到处签到(协助礼仪小姐及义工);
3. 协助嘉宾领取会议资料及礼品,指引嘉宾就坐(协助礼仪小姐及义工);
4. 所有嘉宾入场完毕,工作人员到指定区域就坐;
5. 庆典大会结束,工作人员指引嘉宾离场乘车。
(三)嘉宾签到刘芳
(准备嘉宾签名册或签名卷轴);
(准备一份参加庆典嘉宾名单);
,以便有需要的嘉宾题字;
。
(注:前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾,不再签到及发放资料袋,只在会场摆放议程单张。)
(四)应急工作刘芳
1. 负责因天气等原因主会场转移工作;
2. 在附院礼堂做好备用会场的准备工作;
3. 突发事件的紧急处理(协同院庆活动应急组);
4. 现场保健医生及常用药品的准备;
5. 由附院员工组成观众预备队伍,约100人,在现场观众过少时到场就坐,避免冷场。
四、时间安排及分工
根据工作内容,会务组分为后勤保障小组、礼品小组,分别负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作,礼品设计、制作、发放等工作,座谈会接待、引导工作。具体时间安排及分工如下表:
时间
工作任务
负责人
工作小组
11月1日
确认住宿事宜
刘芳
保障小组
11月5日
礼品初步设计
刘芳
礼品小组
11月6日
会场确认
刘芳
保障小组
交通用车检修
刘芳
保障小组
11月9日
礼品制作
刘芳
礼品小组
会场环境、交通、医疗、食宿再检查
刘芳
保障小组
11月10日
会场布置
刘芳
会务组全体
礼品、会议材料分装、检查
刘芳
会务组全体
接待人员具体工作安排
刘芳
会务组全体
11月26日
接待座谈会邀请与会人员
刘芳
会务组全体
会场、论坛会场