文档介绍：关于提高企业档案利用效率的思考
【摘要】企业档案工作是集服务性、科学性、管理性为一体的基础性工作,贯穿于企业各部门、各层次。做好新时期档案工作,必须始终把档案利用作为档案工作的归宿和实现档案工作目的的关键环节,升华档案利用工作的理念,积极探索新的管理方法,不断提高企业档案管理工作的含金量,实现企业档案资源内在价值的最大化。
【关键词】企业档案;利用;价值
企业档案是生产、经营、管理等各项活动的真实记录。随着企业发展的持续推进和改革的不断深化,对其进行合理开发、有效利用,可以发挥自身独特的优势和功能,为企业的发展提供服务和支持,这是实现档案工作目的的重要环节,也是企业档案部门赖以存在和发展的重要基础。
1、目前企业档案利用工作存在的问题
在企业工作实践中,经常会出现档案利用滞后于企业发展的现象,或是“书到用时方恨少”,或是“病急乱投医”。其根源除了档案管理意识薄弱外,主要来自于以下几个方面。
有的企业,特别是分子公司,档案管理制度不健全,或有章不循,缺乏责任追究;或无章可循,任其自生自灭。有些部门有“自留自方便
”的想法,不愿意更不****惯将工作中形成的档案资源移送到专业部门进行归档,个人封档较为普遍,档案归集不全面、不及时,导致他人甚至自已在下次利用时,无法查阅原始资料,不得不重新浪费时间、精力去收集原始数据,甚至因档案资料的唯一性而影响工作。有的档案行政管理部门没有把企业档案工作列入重要议事日程,甚至个别领导为了节省资金,认为没有必要把人力和财力放在档案工作上,有的甚至没有设立档案室,更没有明确的专职档案人员。职责不清,制度缺失,常常造***在档无、人走档失,档案利用存在着“先天缺陷”。工作实践中,曾遇到过旧楼改造时无处寻觅到楼房设计图纸、解决个人信访问题时无从查找到原始资料等情况,给企业带来了一定的经济损失。
档案整理是为利用服务,如果档案归依不规范、不科学,势必会使利用工作大打折扣。问题主要表现为:有的档案人员对立卷归档知识一知半解,对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清。有的没有目录号,一卷多册;有的案卷标题不规范,张冠李戴,不能反映主题内容;有的卷内缺少目录或涵盖不清,使其实际存在,但卷内档案无法检索利用;案卷内文件未标页码,无法知道卷内文件是否完整;有的是组卷混乱,标准不一,有的按时间,有的按职能,有的按文种;有的只注重文书档案的收集,而忽视声像、实物档案的归集。由于档案归集不科学、不规范,导致用时用不上,影响企业工作的开展。
企业档案信息指的是源于档案能反映已经发生的各种事物运动状态、方式及其规律的征象或知识,包括档案载体信息、档案信息内容以及档案目录、索引、指南等档案再生信息。对档案信息进行开发可以广泛、迅速、准确地将档案信息传递给利用者,从而最大限度地发挥档案信息的经济效益和社会效益。目前好多企业的档案工作跟不上时代的发展,仍然处在
“重藏轻用”的被动、单一、封闭状态,坐等利用者上门,主动介入的服务意识较差。加之对档案的研究性整理不足,缺乏编纂加工,去伪存真,去粗取精,由表及里的过程,信息价值没有得到升值,从而在资政、育人、存史等方面的作用发挥不够,无法满足企业发展。