文档介绍：合同签订管理规定及流程
一、目的
规定签订合同的要求、对合同条款要求、签订合同的注意事项和审定合同的要点,以维护公司利益,降低经营风险,减少签订合同不当造成的损失,方便合同的有效执行,最终保证业务活动的正常进行。
二、适用范围
适用于合同签订相关的过程中与合同签订相关的所有人员必须遵守此规定。
三、职责
行政人员和部门领导负责对合同进行审核,业务人员负责与客户签订合同,并负责合同的传递、保管和协调签订合同的整个过程,部门主管负责初审合同,公司领导负责对合同签订的一些例外事项进行决策。
四、内容
1、 总则
与合同签订相关的各部门和各级领导应严肃对待合同,认识到合同的重要性,平时要认真学****合同法,进行合同谈判时在坚持原则性的基础上,也必须有一定的灵活性;
公司只认可书面形式的合同;
每一份合同的签订必须有指定的承办人,承办人要求是公司正式员工,其应对合同自订立起至合同履行完毕的全过程负责,并对所提供的材料的真实性负责;
合同签订人员应是公司法定代表人或者取得法定代表人授权的有关人员;
任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。
2、 定义
合同:是指本公司所属各部门同外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同,也指本公司我公司使用本公司经销产品企业名义与外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同。
授权委托书:法定代表人需要委托代理人签订合同时,开据的一个书面授权文件至代理人叫授权委托书,授权委托书必须明确委托权限,有法定代表人和代理人双方有效印鉴。
3、合同签订的主体
我方签订合同的主体视情况需要而定。
与我方签订合同的对方应是有独立法人的实体或者是有合同履行能力的个体。部门主管有责任对对方进行资格审查。
审查的重点包括:法人资格:有效期内并经过年检的营业执照,执照所载内容与实际相符;合同标的应符合对方经营范围,涉及专营许可的,应具备相应的许可等级、资质证书;对方是代理人代签合同的,应有真实、有效的法定代理人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明;具有相应的履行能力及履约信用。自然人:有效的身份证明文件;能够经营合同标的,若有专营许可,需提供相关证明文件;具有相应的履行能力及履约信用。
若合同对方签订合同资格不足或履约能力不够,则在对方提供合法、真实、有效和有担保能力的担保人情况下,方可与之签订合同。
4、 合同专用章
有效的书面合同应加盖公司公章或合同专用章;
经负责人审核合格,由总经理同意,并且为正式的合同发文稿纸上方可加盖公章或合同专用章;
公司的合同专用章和公章应由法定代表人指定专人进行管理,加盖时事先申请并必须如实进行登记。
5、合同文体
合同必须为书面正式文本形式,包含详细合同条款、合同标得样品封样、合同订立双方签章方为正式有效合同;
与合同内容相关或合同提到的一些实物或文件作为合同附件,与合同同样具有法律效力;
合同语言应严谨、简练、准确;合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专项解释。
合同条款
双方信息
签订合同双方信息必要信息必须齐全,必要信息包括:签订双方真实姓名、身份证号、联系方式、邮编、住址、签订时间。签订双方其他信息可根据合同性质的不同,视情况自行添补。
b、时间
合同中有约定时间期限时,至少具体到月份,并注明起始日期和终止日期,具体到年月日