文档介绍：物业接管前期工作流程图
签订《物业管理委托合同》
委任总经理,招聘高、中级管理人员
筹备、编写前期文件,并到相关政府部门备案
联系政府部门、相关单位,办理相关手续
与开发商协调入住前事宜,对重要资料进行交接
对外委单位进行调研,签定外委合同
办理提前进行二装的工程,并与开发商、总包单位进行协调
开发商负责返修
物业交竣验收,正式接管
No
Yes
业主进行室内二装(见二装流程)
业主办理收楼、单元验收(见收楼流程)
业主入住,物业公司提供相关服务(见入住流程)
物业前期接管工作流程
签订《物业管理委托合同》
由开发商选聘物业公司,并签订《物业管理委托合同》。
委任物业公司总经理,招聘高、中级管理人员
由总部委任或对外招聘具有多年物业管理经验的总经理1名。
招聘各部门经理、主管、员工
综合部:经理1名、行政主管1名、总经理秘书1名、采购员1名、文员(兼库房管理员)2名;
财务部:经理1名、会计1名、出纳1名;
管业部:经理1名、客务主管1名、内务主管1名、客务代表2名、
前台接待2名;
保卫部:经理1名、消防主管1名、保安主管1名、消防执机员4名(含领班1-2名)、保安员4名(含领班1-2名);
工程部:经理1名、强电主管1名、弱电主管1名、空调(生活水)主管1名、土建主管1名、技工2-3名/专业(约12人);
建议:在招聘技工时,可以选聘项目工地施工队中对本物业项目(本专业)较为熟悉、了解,技术、素质水平较高的人员,纳入公司编制。
说明:因物业公司组建之初,所招员工对本物业及大厦工程具体情况不很熟悉,招聘施工队的人员可以从旁协助工程部经理、主管尽快了解大厦工程情况。
“公司初期人员架构图”附后
筹备前期物资,编写前期文件,并到相关政府部门备案
各部门共同汇编的文件:
⑴.《房屋使用、管理、维修公约》
⑵.《房屋质量保证书》
⑶.《房屋使用说明书》
⑷.《房屋交付(入住)通知》
⑸.《入伙授权书》
⑹.《业主(使用人)服务指南》
⑺.《装修管理规定》
⑻.《办理装修流程说明》
⑼.《治安、消防协议书》
⑽.《二次装修施工区域治安、消防承诺书》
⑾.《二次装修协议书》
⑿.《业主联络资料登记表》
⒀.《收楼须知》
⒁.《物业管理费收费标准》
⒂.《公约承诺书》
备注:《房屋使用、管理、维修公约》编制后需经开发商确认,并到上海市居住小区管理办公室进行备案,备案生效后执行。
建议:《公约承诺书》与《治安、消防协议书》可装订成一册(一式三份),在业主收楼时发给业主,由业主签字(盖章)认可、执行;《公约》、《房屋质量保证书》、《房屋使用说明书》、《业主(使用人)服务指南》、《装修管理规定》、《办理装修流程说明》可合装成一册,作为业主收楼时的《用户手册》。同时,在《用户手册》正文内容前增加:“总经理致辞”。
、规定,以及需要在前期办理的事宜。
△综合部
编制《员工手册》,经公司领导批准后,统一印刷成册。
制订《员工考勤制度》,建立“考勤登记表”、“月考勤汇总台帐报表”。
制订《员工奖惩条例》,建立“员工过失单”、“奖励审批单”。
制订《员工聘用办法》,建立“应聘面试登记表”、“入职循环单”、“转正审批表”、“离职结算表”、“调动通知单”、“劳动合同续签审批单”。
制订《员工培训规定》、培训计划,建立“培训审批表”、“培训协议”。
制订《物资采购、验收、入库、报销流程》。
制订《员工工服管理规定》,建立“制作工服通知单”、“工服更换通知单”。
制订《员工请假制度》,建立“休假申请单”。
制订《薪金实施细则》,建立“工资报表”、“薪金明细表”。
制订《印章管理规定》,建立“公章启用、报废、移交登记表”、“用印申请”;统计公司各种印章,经总经理审批后统一刻制(公章、管业部章、保卫部章、工程部章、财务专用章、文件传阅章、审批合格章、餐票专用章、浴室专用章)。
制订《库房管理规定》,建立“物品入库登记单”、“物品领用单”、“物品入库验收单”、“库存物品台帐”、“月收、发、存报表”、“采购申请单”。
制订《内部行文管理规定》,建立“文件签收表”、“内部请示报告”。
制订《档案管理规定》,建立“档案分类表”、“档案(一、二、三级)目录表”、“档案借阅登记表”。
制订《部门运作手册》:人员编制、岗位职责(经理、行政主管、总经理秘书、库房管理员、文员)、工作程序、管理制度。
联系印刷厂,对需要印刷的各种表格、信封,经总经理审批后统一印刷。
制订《开办费使用方案》,统计、制订前期开办物资的配置内容、标准,并负责前期采购工作;建立“固定资产台帐”、“个人办公用品