文档介绍：采购监督管理规定总则为了规范公司的采购行为,加强公司采购的监督管理,防止资产流失,特制定本规定。本规定是公司购买服务器、电脑、办公用品及其他物资过程中的决策、价格监督、质量检验等行为的基本规范。公司应当按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则,建立健全采购管理的各项制度,防止采购过程中的不正当行为发生。采购申请业务说明公司各部门员工都可以作为采购申请人提交《采购申请单》。申请人填写采购申请表后,提交本部门经理审批。采购业务分主自用商品采购和销售商品采购。自用商品采购包括办公用品、配件、耗材、固定资产等。销售商品采购包括签定购销合同的商品,客户委托代购商品。自用商品采购,经部门经理批准后,需提交行政部确认。行政部确认后,提交营销中心商务组发布采购信息。销售商品采购,经部门经理批准后,需提交系统部指定人员确定配置清单。系统部确认后,提交营销中心商务组发布采购信息。商务组发布采购信息给公司内部询价人员(销售人员和采购部门)、外部询价员。相关人员的责任采购申请人:采购申请人可以是各部门员工;采购申请人负责填写完整的采购申请单;详细附件《采购申请单》;采购申请人负责与系统部确认采购物品的配置、数量是否符合商务合同或项目要求及软件产品运行的要求。如果客户与公司不签定商务合同,则采购申请人负责向客户索要委托代购函。当销售采购的配置发生变化时,必需与系统部沟通后确定新的采购配置,并及时通知销售部商务组人员。部门经理:确认采购行为有效性。系统部:明确采购物品的配置、数量符合合同、项目、产品的要求。商务组:负责补充采购申请单的编号、版本号;明确要求报价反馈时间;负责收集、整理、提交客户委托函归档;负责发布采购信息给内外部询价员、采购监管人员。收到采购申请人的变动采购申请单的通知后,及时通知内、外部询价员。其他说明采购申请单编号规则:8位编码 年份4位+月份2位+流水号2位。例如:2007年9月销售部提交第一张采购申请单,该单据编号为20070901,版本号为1。版本号规定:第一次提交的采购申请单版本号为1。如果中间有所改动,则版本编号改为2。依次类推,每次配置清单的变化要求采购申请单编号不变,版本号依次改变。采购报价业务说明及要求询价员在收到商务组发布的采购申请单后,自行询价,并填写采购报价表,在规定时间内反馈给采购监管人员。相关人员的责任询价员:负责市场询价;详细填写报价单内容;在公司要求的时间内发送给采购监管人员进行比价。负责审查最终供货商的资格(供货能力和单位信誉)。商务组:当采购申请发生变化时,必须及时通知询价员及监管人员。监管人员:确保询价员报价通道畅通。其他说明销售商品需要提供增值税专用发票,自用商品可提供增值税普通发票。价值较高的商品,公司统一要求1-3年原厂商免费维护、一个月延期付款的账期。采购报价单中写明付款条件、可提供的售后服务、运输条件等参考内容。内、外部询价员在填写采购报价单时,必须填写供应商名称、联系人、电话等信息。各询价员只有一次报价机会,报价单一经发出,不允许修改。除非采购申请单变动时,允许再次报价。各询价员之间不允许打探对方价格,一经发现,取消询价员报价资格。采购比价业务说明及要求比价原则:在相同付款条件、维护条件、运输条件下,选择报价最低者进货。在规定报价时间结束后,采购监管员打印出来各询价员的报价表,汇总统计后形成比价表,明确