信件、快递收发管理制度.doc

文档介绍：快递收发管理制度
为规范公司快递物品的收发管理,节约公司快递成本,确保公司信件、快递的收发工作及时、准确,特制定本制度。由行政人事部部前台具体负责本制度的实施执行,各部门应积极配合制度的实施。
收件时,应首先对送到公司的信件、快递等进行确认,检查信件、快递包装是否完好无损,收件人是否是本公司或公司员工。若不是本公司的,则不予签收。
确认签收后,将信件、快递及时送至收件人手中,若收件人当时不在公司,则需电话通知,以免耽误公务。
发件时,对需要外寄的信件、快递等进行确认,检查填写是否完整、准确。同时快递信封不要封口,登记后由行政前台统一封口。
《信件、快递发件登记表》(附表一)进行登记,留下发件记录以便结算时查询。
登记完毕后,联系快递公司,及时进行信件、快递等的发送。其中,公司凭证、发票、合同等重要文件资料发“邮政特快EMS”,其他快件发“中通速递”,如遇特殊情况,以不影响快件发送为宗旨选择其他快递公司。
公司目录手册尽量发电子版,或者随货发。
费用结算实行每月一结,快递公司将费用清单交予前台核对,核对无误须经分管领导签字确认后,由财务部进行支付。
注:发件时请大家将信息务必填写完整(姓名、电话、快件内容、地址等)!
行政人事部
2012-7-10
附表一:
北京索福特安全防护设备有限公司
信件、快递发件登记表
序号
发件日期
发件类型
发件数量
收件人信息
快递单号
发件人签章