文档介绍：第一章总则
第一条目的
为规范公司档案管理,特制定本办法。
第二条适用范围
山东胜宏物业服务有限公司适用。
第二章档案管理机构及其职责
公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司综合部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
第三条公司档案业务归属综合部,由综合部指定人员兼职负责。各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
第四条公司兼职档案管理员按照国家有关规定,以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作,负责收集、整理、保管本部门的档案资料。
第五条档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。
第二章归档制度
第六条凡是反映公司物业合同、公司发文、政府文件、其他合同等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
第七条凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。
第八条归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关企业须保留的,综合部保存复印件。
第九条凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
第十条业务活动中的有关请示报告及上级领导批复,属付款性质的,由财务部保存原件;属人事问题的,由综合部人力资源保存原件;属采购、房屋租赁的,由综合部采购保存原件;其他重要报告,在企业资料归档范围内的,连同有关资料由经办人整理后移交综合部档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
第十一条由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合部保存一份,财务部及业务主办部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由综合部保存原件,其他需要部门,保存复印件。
第十二条公司级的收文、发文等文书资料均由综合部归档。
第十三条其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
第三章档案保管制度
第十四条公司综合部应有存放档案的专门设施,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
第十五条归档资料要进行登记,编制归档目录。
第十六条根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便提供利用。
第十七条档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
第十八条库存档案必须图物相符,帐物相符。
第十九条档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
第二十条根据有关规定及公司实际情况,确定档案保管期限,每年年终据此进行整理、剔除。
第二十一条经确定需销毁的档案,由兼职档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
第二十二条严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工