文档介绍：华东区采购部规章制度及工作流程
规章制度及工作流程
一、目的:
加强采购业务工作管理,做到有章可循,预防采购过程中的各种弊端,
降低采购成本,提高采购业务的质量和企业的经济效益。
二、范围:
本制度适用于公司所有物品(原材料、包材辅料、五金电器设备、固
定资产及设备、办公用品、劳保用品、食堂用品等)或劳务(技术、服务等)的采购。
三、采购部人员架构及岗位职责:
(一)、采购部人员架构
采购部设采购经理1名,采购主管2名,采购员4名,内勤1名。目前公司主要有7大类物资的采购,根据采购部实际人员的配备,采购经理、采购主管、采购员兼任部分类别的物资采购工作。
采购部经理
采购部主管
采购部主管
采购部内勤
采购员
食堂类
采购员
办公用品类
采购员
五金机电钢材类
采购员
港务工具设备类
采购员
辅料类
采购员
包材类
(二)、岗位职责
1、采购部经理
建立和健全本部门规章制度、各项工作的工作流程,给本部门所有员工确定工作职责、工作标准,落实公司和本部门各项规章制度及流程。
全面负责华东区采购工作。对采购商品的价格、质量、到货周期等进行监督、把关,对采购订单、合同进行审核。
供应商的开发与管理。按照请购部门采购订单中对质量的要求进行筛选供应商并建立供应商档案。根据送货及时率、售后服务质量、价格对比相结合建立供应商评估体系。
付款的监督及执行。按照OA流程、财务制度认真填写付款审批单。
加强内部团队建设。保证部门与部门之间的友好关系,建立部门之间日常沟通反馈制度。
强化部门的安全意识,无任何安全隐患,无钱款丢失控制责任事故发生率为零,确保整个团队无任何经济问题。
严格按照公司制度,及时高效地执行领导交办的其他工作。
2、采购部主管
协助采购部经理做好采购部的日常管理工作,完善本部门的规章制度、工作流程及标准。
了解和掌握公司各部门物资需求及消耗情况,熟悉各类物资的供应渠道和市场变化情况。熟悉掌握各类物资的型号规格、性能参数及用途。
做好供应商的管理与筛选工作。
指导并督促下属展开业务,不断提高其业务技能,确保公司的正常运作。
做好与相关部门的协调与配合工作。
做好本职范围内的物资采购工作。
3、采购员
根据《采购部管理制度》、《采购部物资到货制度》、《华东区合同管理制度》等公司管理制度,对请购物资进行仔细核对,确保采购物资的准确无误。询价时要做到货比三家,“同等质量选价格低的,同等价格选质量好的”。严格按照公司关于《合同审核的最新规定》进行《采购订单/合同》的编制与审核。确保采购物资按要求到货,以保障正常的生产秩序。
为提高公司的竞争力,降低生产成本,努力做好采购物资的成本控制工作。
对包材的品质进行监控。
做好到货物资的检验单、入库单等单据的收集整理,按要求做好账目的核对。
为确保公司产品品质及生产的稳定,及时剔除不合格供应商,引进合格供应商。
强化个人的安全意识,无任何安全隐患,无钱款丢失,个人无任何经济问题。
及时高效地完成领导交办的其它工作。
4、内勤
按照公司OA流程、财务制度认真做好华东区报销付款工作。做到认真、仔细、全面、准确。
做好供应商档案的整理与归档,建立和完善供应商更新制度。
做好订单、合同的整理归档工作。
做好本部门人员的出勤考核工作。
认真负责地履行部门安全员的职责。
四、采购原则:
(一)、严格执行询价议价程序
“同等质量选价格低的,同等价格选质量好的”
物品采购,必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格后,由采购部直属领导签字确认,如金额超过1万元则需靖江区主管领导审批(临时性紧急购买的物品除外,但需向相关领导汇报,事后需补办相关手续)。采购部应将采购物品的名称、规格、单价都录入到ERP系统中,每次采购以此作为参考。如果价格变动与上一次相比超过20%,则要在OA上发布《采购价格评定表》由采购部,涉及使用生产物料的部门领导,成本会计和财务主管或经理共同评议(办公用品、劳保用品采购除外)。
(二)、一致性原则
采购人员采购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。
(三)、廉洁制度
所有采购人员必须做到:
1、不以任何形式、任何理由向供应商收受或索取个人佣金、回扣、礼金礼券、贵重物品等。
2、不以虚假票据、虚假合同套取个人费用或从事与业务无关的活动;不弄虚作假损害或侵占公司利益。
3、不指使或授意下级人员同意验收或接收质量不合格、不符合合同约定的材料、工程等。
4、