文档介绍：新建单位档案整理工作流程
档案管理工作,就是按照一定的原则和方法,把处于相对零乱状态的档案系统起来,以便于保管和利用的工作。档案整理工作的原则是:充分利用原有的整理基础,保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。新建单位档案整理工作的内容主要有:制定整理工作方案、划分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。
由于原来档案状况有所不同,所以整理工作内容也会出现差异。在档案馆和档案室,档案的整理按整理工作内容的范围,可以分成三种类型:
(一)系统排列和编目(二)局部调整(三)全过程整理档案管理工作的意义
档案的整理世界是文件之间的有机联系,为发挥档案的作用创造了有利条件
档案的整理是档案管理所有业务会动的关键环节
档案整理是实现档案管理现代化的要求
档案管理的具体工作流程
制定整理方案
文书档案整理工作,是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目,达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。文书档案整理方法: 新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位
划分全宗
全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的整体,是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
立档单位不是固定不变的,由于社会的发展,事业的进步,常常引起一些机关的增设、撤销或合并,这些发展变化常常给全宗的划分带来一些新的问题,需要在实践中认真对待。
政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗
研究立档单位是否有根本变化,主要应该从立档单位的性质和基本职能等有关反面去考察。
立档单位变化所导致的区分全宗
新建
新成立的机关、企事业单位,其形成的档案均可以构成一个全宗。
分开
一个机关、单位分成两个或两个以上的单位。由于旧的机关已被撤销,它所形成的档案应该单独构成全宗;新成立的机关、单位各自形成的档案应该单独构成全宗。
合并
有两个或两个以上的撤销单位,合并成一个新的单位。它们所形成的档案分别构成企业的全宗。
独立
从某一立档单位分离出去作为一个新的单位,它所形成的档案应构成新的全宗。
从属
原来是一个立档单位,后来因为工作需要,改变为某一机关内部的一个组织机构。改变前的档案为一个全宗,改变后为另一全宗的一部分。
合署
两个单位合署办公,而文件又是分别处理的,它们形成的档案,分别构成全宗。
(三)临时性机构档案的区分全宗
各种临时性机构形成的档案,一般不设立全宗。因为临时性机构的业务往往属于某机关或若干机关业务范围之内,存在的时间不很长,形成档案的数量也不多。个别临时机构,独立性较强,存在时间较长,其档案也可以考虑成立新的全宗。
立档单位变化中确定与划分全宗问题,情况错综复杂,应该遵循全宗理论作具体分析研究,实事求是地加以解决。
(四)判定档案所属全宗
判定档案所属全宗,关键在于确定档案的形成者——立档单位。判定档案所属全宗的一般方法主要应从收文、发文和内部文件三个方面着手。
发文和内部文件,它们的作者就是档案的形成者,只要查明了文件的作者,也就确定了它所属的全宗。
收文,只要查明了文件的实际收受者,也就确定了它所属的全宗。
(五)组织全宗与个人全宗档案的区分
个人全宗与组织全宗中的档案有时会出现相互交叉的问题,即某些档案文件既有个人属性,又有组织属性。对这一