文档介绍：管理制度汇编(试行)
绿海云田农业投资(北京)有限公司业务招待管理办法
一、目的
搞好公司业务及有关接待工作,有效控制业务招待费的支出,以达到“开源节流,增收节支”的目的。
二、范围
适用于公司对业务招待费用的管理。
三、职责
1、财务部负责招待费用预算的确定;
2、各相关部门负责制定本部门年度招待费用的预算;
3、综合部负责对全公司招待费用进行统一管理。
四、预算管理
1、业务招待费的计划控制:每年的业务招待费计划开支总额,由财务部根据当年全公司预算收入总额的5%确定。
2、各部门在年初将本部门全年业务招待费开支计划额报财务部,由综合部、财务部协调后,提出预算计划,交公司办公会审议确定。将审议确定的各部门计划开支指标交分管领导掌握,法人代表授权综合部统一实行归口管理。
3、公司高级管理人员因业务需要产生的招待费由综合部登记备案后交财务部代为报销。
五、过程控制
1、财务部对业务招待费的核算按各部门单独核算。当部门年内业务招待费开支达到年初经审定的计划开支额时,财务部提出警报。若需继续开支的业务招待费,不管金额大小须由法人代表批准方可开支。
2、业务招待费支出,需事前填《业务招待费开支申请表》。
3、对外来考察、访问的单位,综合部根据来宾层次,确定接待的标准,由经办人员在标准内组织接待,原则上不得超支。
4、若事情特殊、时间紧来不及填写《业务招待费申请表》,可电话通知分管或主管领导同意后进行接待,接待后补填《业务招待费申请表》。
六、签字人责任和义务
1、经办人填写费用报销单,对提供票据的真实性、合法性负责。
2、部门经理对事件的真实性、对招待的效果和产生的作用负责,并签字认可。
3、财务部会计人员对原始凭证的真实性、合法性、齐全性进行审核。
4、综合部负责协助法定代表人监督业务招待费开支的合理性。
七、申请与报销程序
1、报销实施归口统一管理、统一控制。报销时,要将实际发生金额的票据(与用餐地点要一致)附在《业务招待费申请表》后,由综合部登记台帐后报总经理审核即可报销。综合部可根据实际情况确定500元以内的加班误餐及接待等。
2、填写费用报销单时,若单笔金额超过500元时须经总经理签字报销;若单笔金额超过5000元时须经董事长签字报销。
3、分管领导实行预算管理,确定是否招待、接待标准。
八、相关记录
1、《业务招待费申请表》
绿海云田农业投资(北京)有限公司文档立卷归档管理办法
一、目的
科学、规范地保存公司信息资料,面向全公司提供资源共享。
二、范围
适用于公司各部门对文档立卷工作的管理。
三、职责
1、综合部指定兼职档案管理员一名,负责整个公司文书类与其他类档案的管理。
2、各部门指定兼职档案管理人员一名,负责本部门文书类与其他类档案的管理。
四、过程控制
1、综合部指定兼职档案管理员一名,负责整个公司文书类与其他类档案的收集,整理与妥善保管,形成公司的综合性卷宗。面向全公司提供资源共享。
2、档案管理人员根据统一划定的文件归档范围与保管期限,制定统一分类大纲并以此为根据对各部门文档管理工作进行监督和指导;配合公司的发展,逐步建立电子文档,引进计算机管理,加强资料库建设。
3、综合部档案管理人员定期对各部门的档案工作进行检查并形成记录;负责定期组织各部门档案工作人员进行培训和学****以提高专业知识与技能。
4、公司员工要有档案收集分类意识,单独事件处理完毕后主动将资料交给档案人员归档。
5、对档案资料管理不善、导致文件遗失,对部门经理及经办人可以按照《督导办法》给予处理。
6、各部门设兼职档案管理人员一名,负责本部门档案文件资料的收集工作,根据归档范围负责区分鉴别部门应向公司归档的文件资料并整理立卷、建立目录,其分类方法和原则与公司保持一致性,定期向公司综合部移交档案文件。
7、各部门兼职档案管理员,负责文件资料的基础处理工作。对准备存档的文件仔细检查,其纸质、字迹、折叠方式等是否规范,对本部门所辖范围内的文件进行归卷整理,注意查缺补漏,保证归档文件的完整和案卷的质量,负责建立本部门文件目录,定期向公司综合部档案管理人员移交,保留移交记录。
8、无论专职还是兼职的档案管理人员在岗位异动或辞职时务必将手中资料照目录全数移交,并作好移交记录。
9、文档管理:
(一)查阅
(1)严格执行资料档案的查阅制度及保密纪律。
(2)公司各部门只能进行与其有关的内容查阅,若查阅其他无直接关系的资料、文件,则必须经有关部门经理审核、批准,并由综合部经理认可后,方可查阅。
(3)外来单位来公司查阅资料,须经相关部门的负责人签字同意,方能查阅。
(4)查阅时不得将资料、文件带出综合部,查阅时不得擅自抄录、涂改、复印。
(二)借阅
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