文档介绍：一、目的
为加强公司及所属各单位办公设备及办公用品的管理,使办公设备及办公用品的购置、管理等工作有章可循,特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于宏盛公司所属各单位。
三、职责
1、公司总经理办公室是公司及下属各单位办公设备的归口管理部门;负责办公设备的统一调配(如电脑、打印机、办公桌椅等)。
2、各单位办公设备及办公用品的购置和管理应指定专人负责,建立购置及发放的台帐;实行统一采购,统一管理,专人发放。
3 、办公用品及办公设备的购置,应本着“货比三家,质优价廉”的原则,以最大的限度地提高资金使用效益。
四、办公设备的管理
1、设备产权归公司所有,由各单位统一报送总经理办公室进行登记。
2、对购置的办公设备,由申请人填写《办公设备购置审批单》,经单位负责人审批,总经理办公室签署意见并呈报主管领导审批。
3、购置后,采购人员将有效申购单、正规发票和入库单准备齐全,由经理办公室负责人进行初审,审核无误后报总经理审批,总经理签批后,财务部予以报销。
4、办公设备的日常维护、保养工作由使用人员负责。
5、办公设备管理人员应于每年年终对办公设备进行一次全面的清查和盘点。
6、由于个人原因造成办公设备损坏、丢失的,应由使用人赔偿。
7、办公设备的报废应由使用人提出报告,经管理人员鉴定后,由管理人员填写《办公设备报废申请单》,各相关人员应在相应栏目内签字确认后,办理注销手续。
8、员工因调离或其他原因离开岗位时,应将个人领用、借用的各类办公设备退交后,方可办理离开手续。
9、工程竣工或单位解散时,各单位要及时将办公设备移交于公司经理办公室
,并填写《办公设备移交清单》。
五、办公用品的分类、管理流程
(一)办公用品(设备)的分类
1、一类易耗办公用品如下:
铅笔、橡皮、削笔器、圆珠笔、中性笔、笔芯、记号笔、信纸、便笺纸、笔记本、回形针、大头针、订书钉、装订夹、原子印油、出库单、入库单、贴粘单、借据、复写纸、固体胶、修正液、双面胶、透明胶带、裁纸刀刀片等。
2、二类常用办公用品如下:
笔筒、档案袋、文件夹、文件筐、纸篓、订书机、印台、打孔机、剪刀、夹子、直尺、裁纸刀、名片册、计算器、插线板、电话机、U盘等。
3、三类专用办公用品如下:
墨盒、硒鼓、碳粉、碳带、打印纸、传真纸、空白光盘、网线等。
4、四类公用办公用品如下:
一次性口杯、垃圾袋、洗手液、空气清新剂、檀香、除臭剂、洁厕灵、灭害灵、灯泡、灯管等。
5、办公设备的分类:
台式电脑、笔记本电脑、打印机、传真机、复印机、扫描仪、投影仪、碎纸机、空调、电风扇、办公桌、办公椅等。
(二)办公用品(设备)的申购流程及入库
1、办公用品(设备)的申购流程:
请购人填写《办公设备购置审批单》→请购部门主管领导意见→申购部门主管领导意见→总经理签署意见→采购人员凭《办公设备购置审批单》采购。
2、办公用品(设备)的入库:
采购人员持所购实物及发票到经理办公室开具入库单,由行政人员验收签字后,将办公用品(设备)入库。
(三)办公用品及办公设备的出库程序
1、只有办理完入库手续的办公用品(设备)方可出库;
2、办公用品的出库:领用人在《办公设备登记表》上登记需领办公用品;
3、办公设备的出库:领用人在《办公设备借用单》上签字确认,经相关领导签字批准后领用办公设备,《办公设备借用单》存放于员工档案;
4、办公用品或办公设备领用完毕后,办公室人员应于当天下午下班前根据《办公设备登记表》上登记的领用情况及《办公设备借用单》,及时录入《办公设备库存日报表》和《办公设备库存月报表》;
(四)办公用品(设备)的归还程序
1、员工离职时应如数交还二类常用办公用品及办公设备,如未能如数交还,将按原价从工资中扣除;
2、员工离职时应与相关人员办好办公设备交接手续;
3、因非正常使用而造成办公设备损坏或丢失的,应由责任人自费购买同等规格的设备供日常办公使用;
4、经理办公室根据办公用品的归还情况,对所归还的办公用品进行合理再利用。
六、附件
1 、《办公设备购置审批单》
2、《办公设备登记表》
3、《办公设备借用单》
4、《办公设备库存日报表》
5、《办公设备库存月报表》
6、《办公设备报废申请单》
7 、《办公设备移交清单》
办公设备购置审批单
单位: 日期:
品名
规格
价格
购买原因:
申请人:
单位负责人签字:
总经理办公室审批意见或建议:
年月日
公司领导批示:
年月日
办公设备登记表
购买日期
品名
品牌及型号
单价/元
数量
经办人
办公设备借用单
借用日期
品名
品牌及型号
数量
经办人
办公用品库存日报表