文档介绍：伟诚实业(深圳)有限公司
办公用品管理办法
(最终版)
为保证伟诚实业(深圳)有限公司(以下简称“公司”)办公用品的有效使用和妥善保管,制定本办法。
本规定适用于公司全体员工。
办公用品的采购和发放必须遵从“保证供应、方便工作、节省开支、杜绝浪费”的原则,员工使用办公用品要珍惜爱护,避免浪费。
办公用品分为办公设备、办公用具、办公耗材和办公资料四大类:
办公设备:传真机、电话机、对讲机、收录机、照相机、打字机、复印机、打印机、计算机、投影仪等。
办公用具:办公桌椅、沙发、会议桌、茶几、衣架、书架、杂志架、台灯、卡片架、文件柜、保险柜、双面白黑板等,以及优盘、鼠标、键盘、计算器等易耗品。
(三)办公耗材一类:复印纸、硒鼓、墨盒、软盘、光盘、电源插座等。办公耗材二类:笔记本、记事贴、笔(签字笔、记号笔、圆珠笔、铅笔等)、卷宗、胶带、图钉、曲别针、大头针、橡皮、订书机、胶水、电池等。办公耗材三类:信封(大和小)、信纸、文件袋等(统一印制)。
(四)办公资料:地图、字典、法规、工作参考资料等。
公司办公用品统一由行政办公室按照本办法和使用原则统筹管理。
行政办公室对办公设备、办公用具进行管理和配置。根据使用功能和价值建立资产帐和领用卡,同时将建立的资产帐交计划财务部一份。每年12月底前需办理财产盘点一次,核对财产数量,建立统计报表。
办公用品的使用和保管由各部门自行管理。
办公用品定额
行政办公室负责拟制公司员工每月办公用品平均领用费用定额,由公司行政总监审核,总经理(常务副总经理)审批后执行;
根据实际业务状况,每半年进行一次计划调整;
制定定额要从实际需要出发,合情合理,要加强调查研究,做到即不影响工作又不浪费。
办公用品的集中采购
公司计划内的办公用品均采用集中采购的方式;
每月25日前,各部门将该部门所需要的办公用品制定计划提交到行政办公室;
行政办公室检查各部门计划是否超过定额,如超过需经公司总经理(常务副总经理)审批签字;
行政办公室编制公司每月办公用品采购需求计划,交物控部统一采购。
办公用品的分散采购
分散采购适用于计划外的临时性的办公用品需求,如出差人员办公用品需求、库房缺货的紧急需求等;
分散采购由领用人员提出申请,部门经理、行政总监审核,总经理(常务副总经理)签字批准,领用人员(或其他人员)自行采购后凭相应单据到行政办公室验收签字后,计划财务部负责报销;
各部门的分散采购需按月汇总,提交公司行政办公室。
办公用品的发放
每月5日行政办公室按照当月办公用品需求计划对采购进行验收;
每月6日各部门指定人员到行政办公室领回本部门用品;
每月验收和发放日期遇到休息日则顺延。
办公用品的超额领用
超过正常定额的办公用品,由部门经理提出,经公司行政总监审核,总经理(常务副总经理)批准,到行政办公室签字领用。
公司新聘工作人员的办公用品,行政办公室根据部门经理提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作。
办公设备和用具的维护
由物控部和行政办公室共同选择和认定服务供应商;
行政办公室负责对确认服务供应商进行联系和修理;
对已超过保修期办公设备和用具的维修费用由使用部门承担。
凡属人为原因致使办公用具、设备损坏的,如责任清