文档介绍：青岛海生肿瘤医院
印章管理办法
院办公室
2010年6月24日
总则
印章是经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,为加强印章管理,特制定本办法。
本办法适用于所有印章的管理。
印章的管理
印章的分类
印章分为两类,其中涉及分公司重要权利义务的印章为一类印章,包括公章、法人章、财务章,其余为二类印章,包括部门章等。
印章的管理部门
医保办是各类印章的综合管理和使用督查部门;是各类印章刻制、发放、回收、保管和监督使用等具体工作的执行部门,是印章的具体管理部门。印章刻好以后,由医保办办理印章登记手续,填写《印章管理表》,并留好印章样图进行备案。
印章的领用和归还
印章保管责任人须与医院签定《印章管理责任书》(见附件)后方可领用印章。建立《印章管理表》(见附件),专人领用和归还印章时须按要求在表上予以登记,由医保办统一管理。
印章的保管
印章须放在办公室的指定或专用地点加锁保存,印章保管必须确保安全可靠。特制印章要放在保险柜。
印章采取专人保管的办法。印章的保管必须由两名忠于事业、坚持原则、工作认真仔细、责任心强的员工管理。第一责任人因事外出时必须将印章交给第二责任人保管,两位责任人不得同时外出,不得将印章委托于其他任何人保管。其中,公章由医保办统一保管,医保办主任为第一责任人;财务章、法人人名章由财务部主任
保管,财务部主任为第一责任人。
印章保管责任人发生变更,新任印章保管责任人需要重新签定“印章管理责任书”。印章保管责任人离职或调动时,须办理印章交接手续并填写《印章管理表》后,再办理调离手续。根据实际情况的需要,可酌情申请废止原印章,重新刻制新印章。
印章的使用
印章管理、授权规定
在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。详见下表:
序号
印章名称
使用范围
保管部门
使用审批人
1
公章
对外所有正式文件,对内通知等正式行文
医保办
董事长
2
公章
日常例行工作,包括劳动合同签订、劳动合同备案办理、社会保险增减变化办理、员工医保卡办理等人力资源相关证明。
医保办
院办主任
及董事长
3
财务专用章
公司正式财务文件、报告、证明、票据等
财务部
董事长
4
财务专用章
支票
财务部
财务部主任
及董事长
5
法定代表人印
支票
财务部
财务部主任
及董事长
6
法定代表人印
公司正式的合同,财务报表文件、票据
财务部
董事长
印章使用审批流程示意图
印章使用审批流程一
各部门人员在申请使用印章时,应严格遵守印章使用审批流程。
具体流程如下:
各级人员在使用印章前要由经办人填写《用印申请单》,并经指定的相关责任审批负责人进行审核。审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内。如文本无误并且在授权范围之内,则在《用印申请单》中“公司审批领导”一栏签字。印章保管责任人应对文件内容和《用印申请单》上载明的情况予以核对,经核对无误的方可盖章,其中加盖印章的公文份数须与用《用印申请单》上标明的份数相同,多余份数不予盖章。同时要求经办人填写《公司印章使用登记台帐》。印章保管责任人须将公司《印章使用登记台帐》和《用印申请单》归档保存。
印章使用审批流程二
具体执行过程中,如遇下面几种情况,可以不执行上述第九条程序,但印章保管责任人应在盖章前确认其需要盖章的文本已经履行完相对应的审批流程,印章保管责任人须将《印章使用登记台帐》和用印文本的审批单复印件一并归档保存。具体情况如下:
序号
文本类型
用章类型
盖章前应履行的
审批流程
盖章人需确认的事项
1
正式公文
公章
文件审批流程
审批流程结束
2
财务公文
财务专用章
法人人名章
财务业务审批流程
审批流程结束,且已在《支票登记簿》或相关明细账上进行登记
用印文本审批原则
用印文本审批,采取分级审批的原则。审批人在审批文本时,如发现文本内容超出自身权限范围,需要向上提交,由上级领导进行审批。特殊情况下,上级领导有权越过分级审批,直接审批用印文本。除特殊授权人外,审批人的层级一般分为:董事长-部门负责人-班组负责人。各级审批人应在自身的权限范围之内,合理使用审批权力。
特殊或紧急情况
特殊或紧急情况下,印章保管责任人在得到文本审批主管领导电话指示或许可的情况下,可以预先使用印章,但事后应监督并督促补办相关手续或进行备案。原则上要求当日内补齐相关手续。
注意事项
印章原则上不许带离公司使用,因此保管责任人如遇需带印章外出办事使用时,印章保管责任人之一需与办事人一同前往。
董事长对分医院所有印章的使用拥有决定权和否决权。并根据实际工作需要对各印章的使用决定权进行授权。
涉及法