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ERP 中的管理思想系列谈二

采购入库异常情况处理

陆炳挥

作者简介:
管理学硕士、计算机学士。自从 1995 年开始实施 ERP 系统,
1997 年加入 EDS 担任实施顾问,现任四班华东地区实施部经理,先后负责上百个 ERP 项目的实施。对 ERP 的管理精髓、
精益生产管理思想方面具有及深刻的研究和丰富的经验。

前一阵子,从论坛上看到讨论采购入库流程,许多人积极发言,讨论在系统中如何定义采购入
库的流程。但是我发现更多的讨论集中在技术层面,没有在管理层面。正常情况下,采购订单中指定
的物料,按照需求时间、数量到达仓库,库管人员核对后接受入库,过程中需要打印什么入库单、验
收单等等,是一式几联等等,没有什么需要过多讨论的。我把着眼点放在哪些是合理流程这个问题
上。一个合理的流程不仅仅可以完成正常情况下的业务处理,更重要的是能够对异常情况进行控制和
标识,使得相关管理人员可以获得及时和完整的信息,以便进行相应的处理,同时这个流程应该是简
单的。在 ERP 系统中定义的流程应该实现这样的目标。如果出现了异常情况该怎么办?下面通过两
个实例来谈谈在 ERP 系统中如何定义采购入库流程。

实例 1:入库时发现某物料到货数量大于订单订货数量。这种情况应该说是常见的,每个企业肯
定都会碰到,在 ERP 系统中处理流程应该如何?下面列出两种常见的处理流程:

在 ERP 系统中按订单订货数量入库;超出部分不在系统中进行入库,放在特定位置,通
知采购员。

在 ERP 系统中按到货数量入库,其中超出订单订货数量部分放在封存库位,暂时不能领
用,通知采购员。

哪种方法更合理呢?

在回答这个问题前先说一个我经历的真实故事。有些 ERP 软件标准功能可以设置入库数量不得
大于订货数量,否则多出部分不接受;有些 ERP 软件标准功能不作限制,但是可以通过简单的二次
开发实现这样的功能。我的一家客户就提出要求做这样的限制,要求出自财务总监。从创收角度,我
报价,客户付钱,作些二次开发,两全其美;从管理流程角度,我建议这样的限制没有必要。为什么
呢?
ERP 系统是一个信息管理系统,其中所记录的信息必须与实际情况相符。如果实际情况是送货
车辆必须等待库管人员核对完方可离开,库管人员发现到货数量大于订货数量的同时,立即原车退回
的话,ERP 软件中设置入库数量限制就是合理的。但是大多数情况下不可能是这样的。通常库管人员
只是核对诸如托盘数,毛重,有无外包装损坏等情况,无异常即签收,送货车辆即可离去。然后才会
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进行详细的清点和检验。这时发现数量多了,如果接受数量有限制,则超过部分就不会在 ERP 系统
中有记录,也就是说 ERP 系统不能标识和管理这种异常情况,其他人员也不能通过 ERP 系统获得相
关的信息并进行相关处理。这样就需要存在一个 ERP 外的系统(