文档介绍：办公室管理制度
为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。本规定所指行政事务包括员工日常管理、档案管理、公文打印文件对接管理、办公及劳保用品管理、招待客户管理、宿舍管理等。
一、员工日常管理
(一) 上班时间不允许做与工作无关的事,如需外出应请示总经理,如总经理不在办公室办公的情况下,知会一下办公室人员,以便知道工作去向;
(二) 不允许员工从事第二职业或对外兼职活动,但鼓励员工利用业余时间参加学****培训,提高工作能力;
(三) 保持办公场所的安静,不大声喧哗、高声谈论、追逐、嘻闹、窜岗、闲聊等;
(四) 保持办公室的整洁有序。文件不随意乱放,报废文件必须妥善处理。下班时要收拾好自己的办公桌及自己的椅子也要摆放整齐,关闭电器电源,关好门窗;
(五) 不得因私事长时间占用办公电话;
二、档案管理
(一) 归档范围
1、公司的规划、年度计划、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料
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2、档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全;
(二) 档案的借阅与索取
1、总经理、副总经理、总经理、办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档;
2、公司其他人员需借阅档案时,要经总经理批准,并办理借阅手续;
3、借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制;
三、公文打印文件对接管理
(一) 公司公文的打印工作由办公室负责。
(二) 各部门文件的对接需复印一式二份,一份总经理、一份给相关负责人,另一份存档。
(三) 对各部门或政府企业、事业单位文件需编档号,经总经理审核后方可签发。
四、办公及劳保用品的管理
(一)、办公用品的购发:
1、每月中旬,各位同事将该所需要的办公用品制定计划提交办公室;
2、办公室指定专人制定每月办公用品计划;经总经理审批后负责将领料单送到集团行政部采购,根据实际工作需要有计划的分发给各位同事签字领回;
3、除正常配给的办公用品外,若临时还需用其它用品的须填写采购单,经总经理签名批准后方可呈报办公室采购;
4、公司新聘工作人员的办公用品,办公室根据新员工提供用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;
5、负责购发办公用品的人员要建立帐本,办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字;
6、办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事;
五、招待客户管理
为更好地树立公司形象,规范员工礼仪行为,展示集团公司的企业管理风范,有次序、有步骤地做好来宾叁观接待工作,使此项工作顺利纳入程序化管理轨道,特制定本办法。
(一)、接待预约来访者的工作程序
1、以良好的公司形象迎候来访者,当来访者走近时,以站立姿态面带微笑主动问候
2、了解来访者约定见面的部门或人员;
3、如果来访者是在约定的时间到达,应立即通知被访者;
4、如果来访者比约定的时间来的有点早,请其入座,款待饮料,递送书报资料,以排遣时间,或轻松地和他们交流,使他们感到不被冷淡,待