文档介绍：为了加强公司对有关部门备用金管理,规范借款行为,提高自己利用效率,减少自己损失,特定指定本制度。
本制度适用于公司各部门。
备用金范围
1、采购员零星采购备用金;
2、个人因公出差借款备用金;
3、经常性零星支出备用金;
4、食堂费用备用金;
5、其他备用金。
实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活的开展业务, 从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途,一经发现,将从严处理。
临时备用金借款手续及报销手续
1、工作人员临时借用备用金时,先到财务部索取“借款单”,财务人员根据实际情况向借款人发放“借款单”。借款人按规定在财务人员指导下填写借款单。
2、借款人将填写完毕的“借款单”交由直属领导核准。
3、经过核准后的“借款单”交由财务部经理批准后,由财务部转交总经理批准。
4、借款人凭借经过总经理批准的“借款单”向出纳处领取借款。
5、借款人办理报销手续时,需要将报销发票整理并填写完成“费用报销单”,并于每周四、五两日将报销单交至财务部。
6、财务部人员需在查明报销人员借款金额后,核对借款人“费用报销单”,核对无误后转交财务经理批准后转至报销流程。冲借款的“费用报销单”须要注明冲销借款人借款,致使财务管理单位将其作为支付凭证而重复支付该款项的,由填制人及经办业务部门负责人承担全部责任及相应损失。
7、经过批准的“费用报销单”送至出纳处,勾销借款单并退回多余金额或者补足报销金额。
长期备用金
因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定,拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金,备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设备用金登记簿,记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况,前账未清,不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的,须提前向财务负责人说明原因,经财务负责人同意后,方可延期。
备用金额度
1、因公出差人员借款,按预计出差天数、往返路费、住及生活费用核定借款额度。
2、食堂借款由平均月用餐人数及平均用餐标准核定借款额度。
3、其他借款根据实际情况核定。
财务部应当按借款日期、部门、用途、金额、注销日期建立备用金使用台账,按月清理。
备用金管理要求
1、出纳在审批手续不全情况下借支备用金的,按借支金额10%处罚,情节严重者直接除名并追究其法律责任。
2、到期临时备用金借款未及时收回的,也无法提供其他特批书面报告的,每发现一笔,对出纳扣罚100元。
3、财务部负责人负责对备用金定期盘点(一个月不少于一次),对因未及时盘点而出现的损失承担连带责任;备用金盘点损失,一律由责任人赔偿;盘点盈余,交公司财务部作挂账处理,无法查明原因的,进行账务处理,列入“营业外收入”科目。
4、临时备用金超过归定时间不归还,逾期按银行同期贷款利率计息,并在归还借款时付清;因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的,必须提出书面报告,并经主管领导证明,财务总监审核,董事长(或董事长)批准后免于罚息。
5、若借款人拒不归还(超过归还时间一个星期),由出纳提出申请经批准后,告知总务部相关人员在工资奖金中扣收借款额和逾期利息。如人力资源部未作扣款处理,每次处罚200元,造成损失的,