文档介绍：商务交往中的电话礼仪
前言
随着商务交往越来越离不开电话这一便捷的通讯工具,电话礼仪在商务礼仪中的地位愈发重要。虽然来电者看不到你手拿电话听筒时的样子,但他们可以从讲话的口吻中感受到你的素质和状态。此外,还要注意,商务电话切忌语速过快,或将一些专业用语、自己公司常用的省略语原封不动地说给对方听,这会让对方难以理解,为双方的商务交往制造不必要的障碍。
拨打电话
目录
接听电话
常规应对
拨打电话
要选择对方方便的时间
1. 不要在他人的休息时间内打电话,每天上午7点之前、晚上10点之后、午休和用餐时间都不宜打电话。
,先要了解一下时差。千万不能骚扰人家。
3. 打公务电话,不要占用他人的私人时间,尤其是节假日时间。
4. 非公务电话应避免在对方的通话高峰和业务繁忙的时间段内拨打。
拨打电话
要长话短说
这里,要特别强调“三分钟原则”。所谓“三分钟原则”是指:打电话时,拨打者应自觉地、有意识地将每次通话时间控制在三分钟内,尽量不要超过这个限定。对通话时间的基本要求是:以短为佳,宁短勿长,不是十分重要、紧急、烦琐的事务一般不宜通话时间过长。
拨打电话
规范内容
1. 通话之前,应做好充分准备。最好把对方的姓名、电话号码、通话要点等内容列出一张清单。这样可以避免在谈话时出现缺少条理、现说现想的问题。
2. 内容简明扼要。电话接通后,除了首先问候对方外,别忘记自报单位、职务和姓名。请人转接电话,要向对方致谢。电话中讲话一定要务实,最忌讳吞吞吐吐、含糊不清。寒暄后,就应直奔主题。
3. 适可而止。要说的话已说完,就应果断终止通话,不要话已讲完,仍然反复铺陈、絮叨。那样的话,会让对方觉得你做事拖拉,缺少素养。
注意举止
1. 打电话时,不要把电话夹在脖子上,也不要趴着、仰着、坐在桌角上,更不要把双腿高架在桌子上。
2. 不要以笔代手去拨号。
3. 话筒与嘴的距离保持在3厘米左右,嘴不要贴在话筒上。
4. 挂电话时应轻放话筒,不要用力一摔,这样很可能会引起对方不快。
5. 不要骂骂咧咧,更不要采用粗暴的举动拿电话撒气。
拨打电话
接听电话
电话铃声响起后,应尽快予以接听。
不要让别人代劳,尤其不要让小孩子代接电话。
不要铃声才响一次,就拿起听筒。这样会令对方觉得突然,而且容易掉线。
电话铃响了许久才接电话的话,要在通话之初向对方表示歉意。
最好铃响两次后拿起话筒。
接听电话
拿起话筒后,即应自报家门,并首先向对方问好。
通话时要聚精会神,语气应歉恭友好。不要拿腔拿调,戏弄嘲讽对方。
通话终止时,要向对方道一声“再见”。
接到误拨进来的电话,要耐心地告诉对方拨错了电话,不能冷冷地说“打错了”,就把电话用力挂上。
接电话不能发怒,恶语相加,甚至出口伤人。
通话因故暂时中断后,要耐心等候对方再拨进来。
接听电话
接通电话时不要与其他人交谈,也不能边听电话边看文件、看电视,甚至是吃东西。
在会晤重要客人或举行会议期间有人打来电话,可向其说明原因,表示歉意,并承诺稍后再联系。
接听电话时,千万不要不理睬另一个打进来的电话。可对正在通话的一方说明原因,要其稍候片刻,然后立即去接另一个电话。待接通之后,先请对方稍候,或过一会再打进来,随后再继续方才正打的电话。
不论多忙多累,都不能成为拔下电话线找清静的理由。