文档介绍：规范化管理 之 公文格式篇
一、公文类别
策划
通知
申请书
工作计划
调查报告
总结
二、总体格式要求
(一)标题:文章的大标题要求三号宋体(华文中宋),加粗,居中。注意排版
(二)正文:文章的大标题与文章的一号标题之间,空一行,空行的字体要求:黑体、四号。如果有多层次的结构序数,其标识方法为:
一级标题:黑体不加粗,四号,空两个字,带顿号,即“一、”
二级标题:仿宋加粗,四号,空两个字,标题后无任何符号, 即“(一)”;
三级标题:仿宋加粗,四号,阿拉伯数“1”,后加小黑点“.”, 即“1.”,此标题内容结束后用句号,此小标题的第二行第一个字顶格; 四级标题:仿宋加粗,四号,阿拉伯数“1”,用括号括起,标题后无任何标点符号,即“(1)”。
(三)落款:正文结束后,敲四个回车,落款内容居右下角。
(四)附件 公文如有附件,应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”。若公文仅二个附件的只标注其名称,不标序号,如有两个或两个以上附件,则应在附件名称前标明序号,序号使用阿拉伯数字,比如: 附件:(1)XXXXXX 附件:(2)XXXXXX 如果正文中已写明附件的名称,在正文之下可不做附件说明。附件应在公文成文日期之后,另起一页与正文一起装订,并在附件左上角第二行顶格标识“附件”,有序号时还要标识序号,比如“附件1”、“附件2”等。附件的序号和名称应与公文正文之下的附件说明一致。
三、各种公文的格式及内容要求
(一)策划
正文:(五W带一H)
What:主题
Why:意义或目的
How:方式
Who:对象、是否有嘉宾,具体活动有谁,具体
的是谁负责,注明
When:最好以时间为顺序列流程图
Where:具体的场景布置
(二)通知
通知的包括标题、称呼、正文、落款。
:写在第一行正中。在“通知”前面写上要写发通知的单位名称,还要写上通知的主要内容。
例如《重庆邮电大学移通学院第四届“阳光杯”篮球赛报名通知》
:写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(通常我们省略不写)
:另起一行,空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会,还要写清要求。布置工作的通知,要写清所通知事件的目的,意义以及具体要求和做法。
:分两行写在正文右下方,一行署名,一行写日期。
(三)申请书
,一是直接写“申请书”,另一是在“申请书”前加上内容,如“入党申请书”、“调换工作申请书”等,一般采用第二种。
、组织或有关领导。例如:尊敬的校领导: 您们好!
,首先提出要求,其次说明理由。理由要写得客观、充分,事项要写得清楚、简洁。
“特此申请”、“恳请领导帮助决”、“希望领导研究批准”等,也可用“此致”“敬礼”礼貌用语。我们通常是此致敬礼!
,单位申请写明单位名称并加盖公章,并注明日期。
(四)工作计划
工作计划的格式
(1)计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素,如“××部2009-2010年工作计划”。
(2)计划的具体要求。包括工作的目的和要求,工作的项目和指标,实施的步骤和措施等,也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。
(3)最后写订立计划的日期。
(五)调查报告
调查报告一般由标题和正文两部分组成。
。“发文主题”加“文种”,基本格式为“××关于××××的调查报告”、“关于××××的调查报告”、“××××调查”等。
。正文一般分前言、主体、结尾三部分。 (1)前言有几种写法:第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法,以及人员组成等调查本身的情况,从中引出中心问题或基本结论来;第二种是开门见山,直接概括出调查的结果,如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用,要精练概括,直切主题。 (2)主体这是调查报告最主要的部分,这部分详述调查研究的基本情况、做法、经验,以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和基本结论。 (3)结尾结尾的写法也比较多,可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议;或总结全文的主要观点,进一步深化主题;或提出问题,引发人们的进一步思考;或展望前景,发出鼓舞和号召。
(六)总结 正文一般分为三个部分:开头,主体和结尾。 ;或介绍单位的基本情况;或把所取得的成绩简明扼要地写出来;或概括说明指导思想以及在什么形势下作的总结。