文档介绍：合
同
签
订
管
理
流
程
有合作意向
业务人员确定协议条款
申报业务经理、总经理
YES
NO
协商主要条款事宜
签订业务合同
下单、履行合同
二次谈判报价
合同管理存档
合同档案管理办法
为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。
本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。
合同档案管理原则
合同档案实行公司财务部集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。
财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。
需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门,承办部门应根据合同项目需要指定承办人,试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。
合同文档的管理办法
合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
合同编号规则:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例:XSB-201102-001(销售部2011年2月份第1号合同)
合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度,承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人,承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的,应当承担相应的责任。
各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。
公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。
合同承办部门和财务部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必须由财务部保管,承办部门只留存影印件。
保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由财务部甄别并予以归案。
财务部要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。
各部门员工可在财务部查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,方可在财务部办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。
借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。
合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。
已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部及时催款。
合同文档的移交(附件)
各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交财务部存档。
移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。
合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。
五、档案管理
1、公司档案分为书面档案、电子档案及影像档案。
2、书面档案管理分为人事档案管理、供应商资料管理、公司重要文件会议记录管理等
3、电子档案及影像档案包括:电子类