文档介绍：上海鹿都房地产开发有限公司
管
理
手
册
二00七年五月
公司费用管理制度
第一条目的
为加强公司成本与费用控制,规范员工申报费用及报销行为,降低管理费用支出,提高费用申报的工作效率,特制定本制度。
第二条适用范围
公司业务费用的支出:包括工程费用、营销费用、咨询费用等;
公司日常管理费用:包括办公费用、通讯费、误餐费、业务招待费、交通费、车辆费用等各种日常发生的财务费用。
第三条费用报销程序
一、费用申领日
如无特殊情况,每周二、五为费用申领日,每周两次。
业务费用按需要适时申报;日常报销费用每个礼拜报销一次。
二、费用表单使用说明
费用申报表单由财务部拟定,主要包括几个常用表单:
1、备用金借款单:须经常支付小额日常管理费用的员工才可申请长期借款,如驾驶员(支付日常汽油费、停车费等)、行政助理(支付日常保洁、文具、物业维修费用等),具体申领金额和申领次数另行规定。
2、请款单:未签订合同或用于支付公司及员工管理费用的借款时使用请款单(使用时才可以请款,非长期借款)。
  3、差旅费报销单:出差时发生的交通费、住宿费、餐费等。
4、费用报销单:员工日常因公外出交通费、宴请合作单位餐费(餐费报销还须填写餐费附件)、其他垫付的小额费用报销。
  5、工程签报:工程方面的所有付款(还须填写情况呈报表)。
  6、非工程签报:签订合同后的所有非工程方面的付款。
三、费用报销程序
经办人按规定填写相应的报销单后,交部门主管签字后统一交财务部,由会计审核、财务经理复核后,统一交行政助理转交总经理审批签字,再由行政助理统一交财务部,由财务部出纳统一通知经办人履行费用支付。
N
N
N
N
N
Y
Y
Y
Y
Y
Y
经办人填写表单
部门主管签字
会计审核
财务经理复核
总经办审核
总经理批阅
经办人
行政秘书
行政秘书
会计通知经办人
出纳
三、报销单审核人员的复核内容
是否符合付款条件、是否有付款依据、单据填写是否规范、内容及金额与原始发票是否一致,签字是否齐全,签字人权限是否正确,是否符合相关费用管理规定等。
业务费用管理规定
(1) 经办人根据合同或预算书,核实合同履行进度和付款条件后申报。
(2) 业务费用应填写《(非)工程签报》
2、办公费用管理规定
办公费用的范围:日常办公用品、办公场所的租赁费、物业管理费、水电费、公司固定资产和各类低值易耗品。
办公费用的报销规范:员工申领各类办公用品应先向总经办提出申请,由总经办统一采购,在取得相关原始发票后汇总填写《费用报销单》交财务部。
3、通讯费用和误餐费管理规定
通讯费用和误餐费由总经办根据员工每月出勤情况填写《请款单》交财务部。
财务审核后报总经理审批。
4、交通费管理规定
员工因公外出应提前向总经办申请,在无法派车时员工可报销交通费;员工因公出差可报销长途交通费及当地交通费。
员工报销交通费应填写《费用报销单》或《差旅费报销单》。
5、公司业务招待费管理规定
公司宴请应事先报总经理审批后才能宴请。
员工应填写《请款单》向财务部申请借款,宴请结束后应按实填写《费用报销单》,交财务核销借款。
宴请应凭宴请发票予以报销,并另附《餐费附件》,注明宴请的客人名字、时间、地点、参加人员等。没有发票的或未做详细备书说明的,不予以报销。
6、车辆费用管理规定
车辆费用支出应事先报总经理审批后才能支出。
员工应填写《请款单》向财务部申请借款,办理结束后应按实填写《费用报销单》,交财务核销借款。
报销费用核决权限
1、日常费用开支预支预付审批权限如下:
总经理预支预付审批权限20000元(含20000元)以下;
20000元以上的预支预付开支有董事长或副董事长审批;
2、日常费用开支报销相应的审批权限:
总经理审批权限5000元(含5000元)以下;
5000元以上的开支由董事长或副董事长审批;
3)工程业务付款、营销费用等财务开支的预支预付款,以及报销按照业务进度和合同规定,由总经理批准开支。按照公司章程规定,重大工程事项需有董事长(或副董事长)以及董事会决议的,须事先由董事长(或副董事长)签批或由董事会决议通过批准。
第五条其他注意事项
对于以上须由董事长或副董事长审批签字的,如董事长或副董事长不在时,首先必须履行相应的复核签字程序,直接交财务出纳报销;当董事长或副董事长在公司时,由财务出纳集中请董事长或副董事长审批签字。
当财务出纳认为有必要(指金额超过核决权限的情况下),应事先根据审批流程进行流转,最终根据核决权限提请董事长或副董事长同意才能报销的,
第六条生效日
本制度自发布之日起执行。
第七条适用范围
本制度适合集团所有