文档介绍：1. 目的:
为保证公司年度经营目标的达成,依据公司长期发展战略和产品发展策略,在部门预算范围内,做渠道发展规划、销售组织优化、销售作业规范化,保障财务资金正常运转。
2. 适用范围:
贸易部财务、合同管理及业务开展。
3. 营销财务管理制度
开票及出库的基本要求
财务人员或指定主管对所有商品的出入库负全责,必须凭票凭款办理发货及入库手续并且所有票据必须有经办人员签字和批准程序,括退换货。
做好出库工作,对走批量出库的要求有购销合同,特别是贸易产品类,根据实际发货数量确认对方货款到账后放行。如有特殊情况货款未到帐需报公司部门经理、财务总监、总经理批准及经手责任人签字同意后放行,对出库货物要求当日同客户钱货两清结算。
接订单合理安排发货,货发后详细登记发货到站、货号、收货人名称、电话及产品名称、规格、数量、批号及发货运费;货发出后要电话回访客户,货是否收到,并及时查询处理;及时收回各货运单位运费票或回执。
如发生退货情况由贸贸易部填写《退换货处理报告单》,再由质控部出具同意退货质检单,应先退回仓库,由仓库开出入库单,再到会计处冲红;
对挂应收的销售人员或客户,财务人员三天内必须核查每个对象帐目或货物数量;所出货物由经办销售人员负责,部门经理每日要部门经理要核查、监督。
客户购货与结算工作要求
订单、生产、开票发货程序环节
销售助理确认
订单
客户或其代表
协调、跟踪
确认货款及合同
下达生产/备货计划
仓库凭票发货
开具客户销售
提货票据
财务部
生产部
品质部
物流部
财务人员或指定人员要全程监管过程,保证货物出入库数据、数量、票据及货款、应收相符合,有依据。
关于应收款的界定:中小包装、散装油、粕品一般为先款后货,需帐期的大单合同或特殊合同,需经公司财务总监、总经理批准后按合同办理
公司发货要求:须确认回款、数量、价格、政策相符后可发货(签好运输合同,自提的要客户本人签名,如是委托的心须要有委托书),并必须确认货物到达指定位置。
以客户为单位建立往来台账,对客户和公司的往来业务进行监控,营销部和财务分别建台帐。内容为:合同、销售政策、数量、往来款项、促销等政策。
负责编制销售会计报表及有关说明,每日早上9点半之前将上日情况向公司领导(总经理、财务总监、部门经理)及时、真实、准确地报送,销存及往来资金报表,完整地反映销售状况,并按月进行财务分析和总结。
财务主管会计与销售内勤的沟通协调,做好各区域业务员品种数量的销售情况统计,为业务员工资核算提供依据。
流通现款现货货款管理要求:所有流通出货原则上必须按照先款后货或是现款现货的执行。
现款现货:销售人员接客户订单后,须以手工订单形式递交财务处开具《出货单》,(手工订单需注明收货地址、收货人及联系方式),再由销售助理安排开票或发货事宜,需经办人签字或打借支。货物到达客户处后,业务员须负责将货款当场全部收回并转交公司财务。
先款后货:客户办款后,财务需及时与总部财务相关人员确认。在确认货款到过公司指定帐户后方可开具《发货单》,再由销售助理安排发货事宜。款未到帐或未全部到帐的,如需发货必须按程度审批同意后发货,主要针对帐期或零星客户,但必须签名出具欠条后方能出货。
收款要求:原则要求客户通过汇款或转帐;因特殊情况,不能转帐的:2000元以上报公司(部门经理、财务、总经理)批示;所有收款必须当日上交财务或收款后汇入公司帐上,特殊情况由经理上报公司后于第二日
10:00前存入公司帐上;收款原则上,财务(或公司指定人员)收款,业务代表只跑销售单;
专职会计财务核算制度:财务每月5日前要及时销售总量、品种结构、各项费用及比率、利润率、任务完成情况分析、财务风险评估及建议,对比年度和月度情况进行分析
4. 销售合同的签订及流程
合同洽谈
业务代表和客户商谈合同合作条款报公司同意或批示意见
传至公司走审批程序同客户以书面形式订立
合同签署
书面合同文本经办业务人员签字报部门经理签字
(附上三证及附件)
综合办盖章存底报总经理审批
传至客户(或要求回传) 贸易部存档
5. 经销商管理及要求
任务达成
经销商应努力完成双方商定的协议期内的销售计划,如不能完成双方商定的销售计划或年度分阶段(月或季度)销售计划,公司有权另设经销商或终止协议。
串货管理
经销商只能在协议规定的区域内销售香谷坊或荆楚花食用油,禁