文档介绍：项目部工作内容
内部管理
(一)文件
1、收文
收到的文件首先在收文簿里登记文件的顺序号、收文日期、来文号、文件标题、份数、性质、签收等。
2、传阅、签字
将登记好的文件复印二份,一份是交项目经理阅览,另一份是管理人员传阅签字。
3、分类、存档
传阅签字后的文件分门别类保存在文件档案盒里,将文件装入档案盒时,需要在“文件目录表”上登记序号(序号用铅笔在文件左上角标示)、文件号、文件名称、发文单位。
4、发文
发出文件需要在文件发文簿上登记发文日期、发文单位、事由(文件名称)附件、发件人、办事情形、承办人(签字)。
合同
1、登记、上报
收到新合同时,首先,查看合同资质证件:营业执照、组织机构代码、税务登记证、法定代表人或委托代理人身份证复印件盖鲜章。落款的乙方名称、法人代表、联系电话、盖章情况完善。然后附上内部合同评审表。在合同评审表上填写合同名称、报审单位、报审时间,承报单位意见由项目经理签字。将合同评审表、合同、资质证件夹在一起。最后在
“合同登记表”上填写收到日期、合同名称、乙方名称(包括联系人、联系电话)资质证件、上报日期。
2、收到已签定的合同
(1)登记
在合同收文簿上登记顺序号、收文日期、文件标题、份数、性质、签收等。合同原件返乙方,复印件保存。装入合同档案盒时,在“合同目录表”上登记序号(序号用铅笔在合同左上角标示)、合同名称、乙方名称、性质、份数。
(2)返合同
将合同原件返乙方,在合同发文簿上登记合同的发文日期、合同名称、性质、份数、签字(由乙方签字)
(3)发出
将合同复印,发给资料、预算、材料,需要在合同发文簿上登记发文日期、发文编号、事由、附件、发件人、办事情形、承办人(签字)。
(三)考勤、考评、入职、辞职
1、检查管理人员每天的考勤,事假者在考勤本上注明。每天及时将所有管理人员的考勤时间填写在考勤表格上。
2、每到月底进行考评,将考评表发给管理人员,每月的1号交经理打考评。
3、新到人员填写职员聘用审批表,然后交行政办,经行政办核实资格证件后返项目部,由项目经理签字,再交行政办。
4、辞职人员填写辞职报告后由项目经理签字,然后交行政办。
(四)办公用品
请购
指挥部、项目部需要请购的办公物品进行统计,填写请购单,由项目经理审批。
清点、登记、保管
对请购回的办公用品进行清点、登记。将指挥部、项目部的办公用品清单上的名称、数量、单价、总价分别输入电脑中保存,清单需要保存留底。办公用品分类整齐地保存在文件柜中。
领取
领取人在领取办公用品时,需要在办公用品领取记录簿上签字。项目部各工段领取办公用品分别在办公用品登记簿上登记,指挥部的办公用品记录在指挥部办公用品登记簿上。
分类、保存
填写完的办公用品领取记录簿按项目部、指挥部分类保存在“办公用品档案盒”里。
(五)车辆行驶记录
车辆行驶记录表,每天检查车辆的行驶记录,月底时进行整理、收集、分类、保存。
日常事务
1、在送水记录簿上登记当天的送水数量、换水的办公室。
2、准备会议用水,做好会议室使用登记表。
3、项目上的一些事务的费用报销和管理人员费用的报销,在费用报销单登记表上做好登记。
4、每天写工作日志(建工路桥发的)。
5、由于人员的流动,及时整理通讯录。
6、每天早上开指挥