文档介绍：申报非领导职务《公文写作基础知识和常用公文处理》
一、关于《国家行政机关公文处理办法》
2000年8月24日国务院发布
2001年1月1日起实施
9章57条。
行政公文种类:13种。
公文特点:权威性、实用性、时效性、规范性。
二、关于公文格式
公文三大部分:眉首、主体、版记。
眉首:红色反线以上的各要素。包括:(6要素)
1、公文份数序号 2、秘密等级和保密期限
3、紧急程度 4、发文机关标识
5、发文字号 6、签发人
☆发文机关标识——(1)发文机关全称或规范化简称+文件; (2)联合发文的,主办机关排在前。
发文字号——(1)发文机关代字+年份+序号;
(2)机关代字:不加“字”;
(3)年份、序号用阿拉伯数字;
(4)年份用全称,六角括号;
(5)序号不编虚位(即001),不加“第”
字。
☆签发人——主要用于上行文。如:请示、报告、意见。
主体:红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素。包括:(7要素)
1、公文标题 2、主送机关 3、公文正文 4、附件
5、成文时间 6、印章(公文生效标识) 7、附注。
公文标题——
(1)完整结构:发文机关+事由(表明文件主要内容)+文种;
(2)除法规、规章名称加书名号外,标题中一般不用标点符号;
(3)“事由”的结构:“关于…..的”,要求准确概括公文内容。(“关于”在发文机关后)。
(4)省略式标题——省发文机关;省事由(中华人民共和国公告);省发文机关、事由(通告:不属文件形式)。
☆主送机关——
(1)对公文负有处置、答复或执行责任的机关;
(2)顶格,回行仍顶格;
(3)全称或规范化简称或同类型机关的统称。
公文正文——(三部分:原由+事项+结尾)
(1)符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示,完整准确的体现发文机关的意图,并同现行有关公文内容相衔接。
(2)观点明确,条理清楚,含义确切,标书严谨、篇幅力求简短。
(3)引文:先引标题,后引发文字号。
(4)日期:要求用阿拉伯数字写明具体的年月日,不能把2005年写成“05年”。
(5)数字:除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语等必须使用汉字外,正文中涉及的其他数字应使用阿拉伯数字。
(6)结构层次序数:汉字“一”——汉字加括号“(一)”——阿拉伯数字“1.”——阿拉伯数字加括号“(1)”。
☆附件——
1、几个附件,用阿拉伯数字标示;
2、数字后用实心句号“1.”;附件名称后不加标点符号;
3、附件与正文一起装订,几个附件的要标识序号;如果不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识“公文的发文字号+附件1”。
☆成文时间——
(1)成文时间是公文生效的法定时间,以领导签发的时间为准;联合行文或领导会签的,以最后领导人签发的日期为准;
(2)用汉字将年、月、日写全,“零”不能写成“0”,要写成“○”。
印章——
(1)公文生效的标识;
(2)除“会议纪要”外,正式文件都要盖公章。
附注——
(1)需要说明的其他事项:公文的传达范围;引文的出处;解释有关名词术语;
(2)用于上行文(如请示、报告、意见);
(3)居左空2字加括号,在成文时间下一行。
版记:主题词以下的各要素。包括:
1、主题词 2、抄送机关 3、印发机关
4、印发时间 5、反线
☆主题词——
(1)标引公文的主要内容。作用:方便电脑存储、管理和检索。
(2)包括:类别词+类属词(反映文件主题内容的词)+文种;
(3)除类别词外,主题词最多不超过5个。
抄送机关——
(1)需要了解、但不需要处理、执行文件内容的机关;
(2)几个抄送机关之间用“,”号隔开,最后标“。”。
印发机关——一般是各单位的办公部门或文秘部门。
印发日期——公文交付打印日期(阿拉伯数字)。
反线——版记中各个要素之下,都要加一条反线。宽度与版心同宽。
注意:版记部分应在公文的最后一页。
三、行文规则——发文机关与收文机关之间的行文关系的规范和准则。《办法》中有明确、严格规定。
(一)行文应当确有必要,注重实效,非发不可才发。
(二)行文关系:应根据隶属关系和职权范围确定。
分为:
1、上行文——如:报告、请示;
2、下行文——如:命令、决定、通报;
3、平行文——如:函。
(三)部门可以行文的情况:
1、相互之间根据职权可以相互行文(人事处与教务处),一般都是商洽工作、答复问题等;
2、各部门、各学院一般不得向外行文,除学校办公室外。
(四)请示规则:
1、一事一请;
2、一般只写一个主送机关,需同时送其他机关的,用抄送形式;
3、一般不得越级请示;
4、除上级机关负责人