文档介绍：电子表格软件Excel
1 认识 Excel
Excel 简介
Excel 是功能强大的电子表格软件。我们在日常学****和工作中经常会用到表格,这些表格通常是用来处理数据并且需要计算的。例如,在教学工作中经常需要制作学生成绩统计表,任课教师要统计学生的考勤、平时成绩、期末成绩,并以此计算学生的综合成绩,并进行成绩的排序、求平均分等;班主任需要汇总学生的各门成绩,得出学生的总分和总成绩排名;教务部门要计算各个班学生成绩的排名等。财务部门需要制作职工的工资表,每个家庭会有家庭收支统计表。在这些数据表中,不仅仅要输入数据,还经常要对数据进行一定的运算。如计算学生成绩的总分,要进行求和运算;要求学生成绩的平均分,要进行求平均数运算;要得出学生成绩的排名,要进行排序运算;要得出成绩的最高分和最低分,要进行最大值和最小值运算;将成绩按一定的条件进行选择,要进行筛选运算。
在人工表格中,所有计算由人工完成,十分麻烦,稍有疏漏就可能出现错误。当发现错误需要改动时,例如有一名学生的成绩在录入时出现了错误,就要把与该学生相关的所有数据进行重新计算,如该学生的总分、平均分、排名,还会对全班的排名造成影响,运算量十分庞大。
而引入电子表格软件可以我们提高工作效率,电子表格软件的一个重要的特征就是数据处理自动化。它不需要人进行手工计算,通过公式、函数自动完成数据的运算。任何一个参加运算的数据发生了改变,其他与这个数据相关的数据都会自动的、实时的更新。
Excel 作为应用广泛、功能强大的电子表格软件,它的功能包括:
⑴数据采集。可以在 Excel 中录入数据,也可以将其他形式的数据导入到 Excel 中,如记事本、 Word 、 Access 数据库中的数据等。
⑵数据编辑。可以根据需要对数据进行修改,与修改数据相关的数据都可以得到相应的更新。
⑶数据运算。可以通过函数和工作来实现数据运算的自动化。
⑷数据图表化。 Excel 提供了十分强大的图表功能,如可以生成学****成绩的分布图,可以直观的表示出各个分数段的人数在总人数中的比例,图形可以以圆饼图、折线图等多种形式呈现。
⑸数据分析处理。
启动和关闭 Excel
Excel 是 Office 套件中的软件,因此在启动 Excel 之前需要安装 Office 软件。以 Office2003 为例,安装好 Office 软件后,可以选择“开始菜单”→“程序”→“ Microsoft Office 2003 ”,就可以启动Excel 软件。如图 5 - 1 所示。
图 5 - 1 打开 Excel
可以在桌面上为 Excel 创建一个快捷方式。在“ Microsoft Office 2003 ”菜单上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“发送到”→“桌面快捷方式”,如图 5 - 2 所示。
图 5 - 2 创建快捷方式
这样在桌面上就会出现一个快捷方式。双击快捷方式可以打开 Excel 。如果已经有 Excel 文件,则双击 Excel 文件也可以打开 Excel 。
关闭 Excel 的方法是单击程序右上角的关闭按钮,或者在 Excel 中选择菜单“文件”→“退出”命令。
Excel 界面
Excel 主界面如图 5 - 3 所示。和其他 Office 系列软件一样,由标题栏、菜单栏、快捷工具栏和工作区组成。 Excel 与众不同的有如下部分。
图 5 - 3 Excel 界面
⑴公式编辑行。公式编辑行里有两个对话框,如图 5 - 4 所示,左边的小对话框称为单元格地址对话框,显示的是当前活动单元格的地址,右边的大对话框用于输入与编辑单元格的内容或运算公式。
图 5 - 4 公式编辑行
⑵工作簿。 Excel 软件把一个文档称为一个工作簿,英语是 Book 。一个工作簿最多可以由 255 个工作表( Sheet )组成。在默认状态下,每个工作簿里有 3 张工作表,分别用 Sheet1 、 Sheet2 、 Sheet3 来表示,如图 5-5 所示。如有需要,工作表还可以再增加。当工作表的个数超过 4 个时,工作表标签滚动按钮才开始起作用。
图 5 - 5 一个工作簿默认有 3 个工作表
⑶工作表。工作表实际上是一张巨大的二维表格,它由许许多多的单元格组成,如图 1-6 所示。在工作表里,需要掌握四个基本概念:单元格、单元格的名字、当前活动单元格、滚动条。
图 5 - 6 一个工作表的局部
①单元格。工作表中行和列交叉的地方叫做单元格。工作表上方的大写英文字母表示的是列坐标: A 、 B 、 C 、 D 、......Z 、 AA 、 AB......IV ,共有 256 列;工作表左侧的数字表示的是行坐标: 1 、 2 、 3 ……