文档介绍：XX集团档案管理制度
第一章总则
第一条为规范和加强集团档案管理工作,发挥档案资料在集团日常生产、经营及集团发展史上的作用,特制定本办法。
第二条本办法中涉及的档案包括:文件(分内部文件和外部文件),集团公司工商登记证书、政府机关核准证书、资格证书及各类政府批文、荣誉证书、产权证书,董事会文件,集团公司规章制度,各类拟建、在建项目资料,集团内刊,声像资料,期刊、杂志,专业档案(人事档案,财务档案)及其它有保存价值的实物和资料。
第三条本办法中涉及的档案不包括技术档案。
第四条集团公司档案按专业归口由集团总经办、企划部、人力资源部、财务管理部分别管理。其中集团企划部负责声像资料管理,人力资源部负责人事档案、培训教材管理,财务管理部负责财务档案管理,集团总经办负责上述类别以外的其它档案管理。
第五条各公司档案按集团公司档案归口管理要求,由各公司综合管理部和财务部负责分类管理。
第二章管理程序
第六条档案管理部门必须设定专职(兼职)人员从事档案管理工作。
第七条除文件、期刊、杂志以外,其它资料自收到之日起7个工作日内由各业务部门归口转至档案管理部门,并由档案管理部门建立《档案签收登记表》,履行档案管理工作。
第八条文件及期刊、杂志的管理
内部文件及外部文件除须公文管理部门履行《XX集团公文管理制度》外,还需在一定时期后,将文件移交档案管理部门作为档案进行管理。
公文管理部门对本年度公文进行日常归档管理工作,并于次年的4月份将上一年度所有公文分类移交档案管理部门,由档案管理部门建立《档案签收登记表》,履行档案管理工作。
期刊、杂志由申请订阅部门在次年的6月份将上一年度所订阅期刊、杂志分别整理一套,移交档案管理部门,由档案管理部门建立《档案签收登记表》,履行档案管理工作。
第九条档案名称及编号
(一)档案管理部门在收到档案后应分类造册管理,属于同一类别的档案赋予一名称,其名称应简明扼要,并能充分表示档案内容和性质。
(二)档案分类名称确定后,应将同一名称项下的所有档夹按一定的顺序依次排列,以便查阅。
(三)每一档夹封面内页应设立该档夹的“目录表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案件一个“目录”编号为原则。
(四)每一档夹的脊背应标明档案名称及排序编号,以便查阅。
第三章档案保存期限
第十条档案保存期限除集团公司其它规章制度特定者外,依下列规定办理:
(一)永久保存:1、集团公司工商登记证书、政府机关核准证书、资格证书及各类政府批文、荣誉证书、产权证书、董事会文件,集团公司规章制度,各类拟建、在建项目资料,集团内刊,专业档案(人事档案、财务档案),集团公司重大会议通过的决议、纪要、照片、声像资料等,其它经核定须永久保存的案件。
(二)1年至10年期保存:集团公司其它的内部文件及外部文件、声像资料、期刊杂志等。1年至10年不等的保存期限由档案管理部门根据工作需要确定。
第四章档案的保管和清理
第十一条档案保管应立足“原件优先,保证信息”的原则,以维护档案的存放秩序、防止档案的损坏、延长档案的寿命、保障档案的安全为目的进行。
第十二条档案存放地点应保持通风、防潮、防尘、防火和隔热。
第十三条每年的8、9两月,档案管理部门应对档案进行清理,已届保存期限的档案,得予销毁,销毁前应予以造册并经档案管理部门负责人核准,