文档介绍：东越服装有限公司
行政部政策及操作程序
主题: 会议室使用规定
起草: 周少怀
审核:徐兆祥
起草日期: 2006-06-20
生效日期: 2006-07-01
批准: 陈永安
档案号. : Admin / P / 02
传递: 全体员工
页数. : 共2页
目的
此政策是为了明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程。
定义
会议室是指公用的4个洽谈室,4个大的会议室。
政策
会议室管理部门:行政部
会议室编号:分别编号为1-8号。
会议室用途:公司会议,部门会议,员工工作面谈,招聘面试。
会议室使用规定
行政部内会议室管理负责人为前台接待员。
原则:先申请,后使用。没有经过申请的部门或个人,在没有冲突的情况下,可以使用,但如有冲突,必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。
按申请的先后,顺序使用。特殊情况下,经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商,由使用者自己协商。
遇公司层级的紧急及重要的会议,已申请使用会议室的部门或个人,在不能调换的情况下,部门或个人应先让公司层级的重要会议。
部门及个人应在所预约的时间到达会议室,并开始使用。超过10分钟未到达会议室的,行政部有权对会议室的使用权另作安排。
部门及个人应按预约的时间内使用完毕,不许超时使用。如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用,超时使用的部门或个人必须离开该会议室,终止使用该会议室。
任何部门或个人在使用会议室期间,必须爱护会议室的设备设施,安全使用,严禁私自接拉电源,私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏,须照价赔偿。
会议室内的所有设施设备,未经允许,不能带出会议室。
会议室使用期间,使用部门或个人自行负责会议的模式安排,人员接待,会议记录等会议需求,前台接待员可以协助。但所有移动过的桌子,椅子等,在会议结束后必须还原。如果没有还原,将对该部门负责人或个人进行处罚:负责会议室的清洁卫生一个星期。
会议室使用期间,使用部门或个人需保持会议室的干净,卫生,不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为。如发现此行为,将对该部门负责人或个人进行处罚:负责会议室的清洁卫生一个星期。
如部门或个人临时取消申请,再需使用时需重新申