文档介绍：归档文件整理规则(文书档案)一,整理的特点,原则,适用范围《归档文件的整理规则》是以"简化整理,深化检索"为宗旨的,它与传统的立卷相比较,根本特点就是以件为单位,简单地说,它所提出的整理方法就是以"件"为整理单位.《规则》提出的整理原则,概括为"遵循文件的形成规律,保持文件之间有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.《规则》,,《规则》对适用的归档文件种类也进行了限定,,会计等专门档案以及声像,,整理要求1,,,,《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党各级领导机关文件处理条例》三,整理方法(一)"件"的确定:通常情况下,一份文件就是一件,也有一些特殊情况:1,,附件在后;2,,正文在后;3,,定稿在后;4,,复制件在后;5,,被转发文在后;6,一些报表,名册,图册等,一册作为一件;7,来文与复文视为一件,复文在前,来文在后;8,请示经过若干层次形成的批复,各为一件,可作为同一事由排列在一起;9,格式统一的表格,视为一件;10,不易拆开的会议材料,视为一件;不易拆开的会议记录,视为一件;不易拆开的介绍信存根,视为一件.(二)文件的修整1,首先,对破损的文件要进行修补,,其次,对字迹模糊,,另外,,超大型纸张要处理.(三)装订《规则》提出用不锈钢订书钉装订,在件的左侧用两根不锈钢钉装订,要求左齐,,我们仍旧采用"三孔一线".(四)分类《规则》选择年度,组织机构(或问题),保管期限作为通用的分类方法,分类层次最多三层,年度——问题(或组织机构)——期限;最少两层,按照市局的要求,我们邗江区采用两层分类,即按年度——期限.(五)归档文件的排列《规则》对文件的排列顺序作了规定,必须在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间,"事由"原则,因此,我们在排列时,,或一个具体的问题,,一次活动,一次会议,,批复收到后,,日期在前的文件排列在前,,按事由办结时间的先后顺序,随办随归,会议文件,,仅仅靠手工检索单位,文件的排列顺序为:上级——本级——下级文号——无文号——会议纪要如果在归档结束以后,又出现了一些零散文件,那么我们应将零散文件排列在同一年度,同一保管期限的所有文件的最后,并在备注栏中注明;或者并入关系密不可分的相关文件作为一件,并在目录备注栏注明"此件为两件".(六),体现归档文件类别,排列顺序的一组数字,字符的集合,包括全宗号,年度,保管期限,件号,机构(问题),,归档章设置(见图)其中必填项为全宗号,年度,保管期限,件号,总页数,选择项为机构(问题)等.(全宗)号)(年度)(室编件号)*(机构或问题)(保管期限)(馆编件号)总页数归档章式样图归档章采用红色印泥,,::填写文件归档年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,:填写归档文件保管期限的简称(永,长,短).件号:,:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从"1"(问题):不填写总页数:填写每一件归档文件中有图文的页面的总数.(七),全面,详细,深人,,只对复文进行编目,但必须在题名栏中用()注明有无来文,如"附请示";若作为两件,则分别