电子文件归档管理内容知识.ppt

文档介绍：电子文件归档与管理电子文件归档与管理一、电子文件的概述二、办公自动化环境下电子文件归档管理三、琼兰档案管理系统文件管理模块简介四、电子文件行业标准介绍五、数码照片归档管理简介一、电子文件的概述(一)电子文件的含义(二)电子文件的种类(三)电子文件的产生(四)电子文件特性(五)电子文件的相关概念(一)电子文件的含义文件的定义:指国家机关、社会团体、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种文字、图表、声像等记录材料。电子文件(ElectronicRecords)指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定,它形成于数字设备(如计算机、扫描机、数码相机),并有相关环境(硬件环境和软件环境)支持;以数码形式存储在外存储器上;读写、操作、传递需设备。(二):(1)文本文件(Text,代码为T)见文件实例(2)图形文件(Graphic,代码为G)用计算机辅助设计或绘图软件获得的静态图像文件。(如工程图纸)(3)图像文件(Image,代码为I)用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。(数码照片)(4)视频(影像)文件(Video,代码为V)用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。(5)音频(声音)文件(Audio,代码为A)用音频设备获得并经计算机处理的文件。(6)数据(库)文件(Database,代码为D)采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。(7)程序文件,亦称计算机文件(Program,代码为P)(8)多媒体文件(Multimedia,代码为M)用计算机多媒体技术制作的文件。:——草稿类电子文件,以纸质文件为主,一旦纸质文件发布后,通过打印起草的电子文件还具有查找作用,现在多数不保存;——辅助类电子文件,为提高办文效率,先发电子文件,后发纸质文件,这类电子文件具有参考价值。现在是当收到纸质文件后对电子文件随意修改、删除;——正式电子文件,有的单位实行无纸办公,通过网络只发电子文件,不发纸文件或将电子文件打印到纸张上作辅助类文件。(三)(1)办公自动化系统事务型、管理型、辅助决策型(2)网络环境下的电子政府政府信息服务系统、国家公安与执法网络、政府的电子邮件系统、用电子方式提供政府福利