文档介绍：商务会议策划方案目录会前准备会中组织工作会后后续工作附表1:参会人员名单列表附表2:会议议程与日程表通知附表4:会场布置示意图附件5开幕式会场布置示意图附表6:主持人发言稿及协会负责人演讲稿附件7:动漫展示流程附表8:纪念品采购方案附表9:费用预算 1 杭州动漫学术研讨会策划书背景:21世纪是一个转型的世纪,世界的发展进入了一个知识科技时代,经济发展趋于转型不在是以传统的产业发展来撑起着世界经济,然而动漫产业作为文化产业的后起之秀,正确经济全球化的过程中扮演着越来越重要的作用,当前的中国动漫产业拥有广阔的市场,但同时也面临着重要的挑战,如何摆脱现阶段被动的局面,以高质量的动漫艺术夺回国内市场同时走向世界走向未来,如何探索一条合适于中国动漫发展之路,则是中国动漫界当前最急需解决的问题,而一切解决问题的根本首先是来源于对事物的认识。故我们杭州作为成为中国动漫之都的热门城市,有幸请来了国内外知名的动漫制作者,一起探讨我国今后的动漫事业发展前景和方向。一、会前准备工作: 1、会议主题:为了发展中国的动漫产业,将中国动漫推向世界,特召开此次会议,会议的重点是分析中国动漫的现状和预测中国动漫的未来发展前景 2、会议名称:杭州动漫学术研讨会 3、会议规格与规模:本次会议是中型高档次的会议 4、会议时间与地点:①时间:20xx年7月3日---20xx年7月6日②地点:杭州西湖会议厅(风景宜人,空气清新,环境清幽,有利于会议的顺利展开,可以拓宽人们的思路) 5、与会人员名单:国内外知名动漫专家、群众代表、媒体、主持人(具体人员见附表1) 6、会议日程:(会议日程见附表2) 7、印发会议通知,于6月15日发放(见附表3) 8、会议所需用品及设备: (1)必备用品:文具、桌椅、茶具、扩音设备照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 2 (2)特殊用品:①会议证件(会议正式证件,工作证) ②会标:发展中国动漫—杭州研讨会(展板式)③席卡(普通席卡即可) ④会议器材的准备(检查各种设备是否准备好,避免突发状况的发生) ⑤会议材料(会议日程、议程等文件,会议签到表)⑥会议饮料用品(清茶、纯净水、纸杯等) ⑦会议其他用品(纸、笔、烟灰缸、面纸等) (以上八项由会务组负责) 9、会议组织机构:会务组、宣传组、文件组、接待组、保卫组、秘书组、后勤组、企划组、 10、会议场所的布置:(会场布置见附表4)(企划组负责) (1)会场格局的设计(2)排列会场座次(3)会场摆放花卉:在u型桌中间摆放君子兰 11、预订膳宿(接待组负责) 在纳德大酒店预定15间空房,供参会人员住宿(选择理由:离杭州西湖较近,四周风景宜人,客人闲暇之余可以去西湖游玩,且该酒店服务较好,口碑不错) (1)住宿预订: 房间标准:高级标间8间(418元/间) 豪华单间7间(468元/间) 预订天数:3天(2)餐饮预订: ①预订方案:工作晚餐(两桌) 工作午餐(两桌)、商务晚餐(四桌) 工作午餐(两桌)、烧烤晚会工作午餐(两桌) ②预订标准:工作午餐800/桌 3 商务晚餐1500/桌烧烤晚会5000元 12、进行全面的会前检查: (1)检查会场空调,麦克风,投影仪等设备是否齐全,并进行试用,确保其在当天能正常使用(后勤组负责) (2)会议文件是否准备齐全、签到簿是否做好(文件组负责) (3)检查警卫部署、证件检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人员的就位等(保卫组负责) 二、会中组织工作(一)报到日安排(7月3日) 1、接站工作(1)时间:7:00—15:00 (2)地点:车站或机场安排车辆准时在车站或机场接待,在酒店门口树立欢迎标牌,欢迎每位参会人员,并派迎宾小姐带领其办理相关手续 2、报到工作(1)时间:8:00—17:00 (2)地点:纳德大酒店一楼大厅(接待组负责) 3、材料的发放(文件组负责) 先请与会人员到纳德大酒店入住,凭邀请函领取门牌号码,并向报到者说明会议的作息时间、注意事项和食宿安排等情况、收取和发放相应材料,待第二天在集体去会场、与会人员还要填写个人信息资料,以便会后制作会议通讯录和以后联系(二)第一天安排(7月4日,企划组负责) 1、开幕仪式(1)开幕式前准备(会务组负责): ①时间:9:00—10:00 4 ②地点:杭州西湖会议厅外的临时舞台③人员:全体与会人员④器材:准备好麦克风、音响、鲜花等设备,搭好舞台,并在前天晚上进行相关设备的检测,确保能正常使用。⑤开幕式会场布置(会场布置见附件5) (2)开幕式议程①主持人讲话,宣布开幕式开始②中国动漫协会会长发表演讲(主持人,协会会长演讲稿见附件6)③参会人员代表发言④动漫大师发言⑤主持人宣布开幕式结束(3)现场整理,打扫 2、会议“XX中国动漫产业发展”(1)会议时间:10:30—11:30 (2)会议地点:杭州西湖会议